江西农业大学的档案管理工作是从19807月开始的,但当时只有文书档案而没有专门的机构,仅有一名档案员。198411月,学校成立档案室,隶属于党委办公室,廖明同志负责具体工作;19877月划归校长办公室领导;19903月组建综合档案室,为科级建制,廖明同志任档案室主任;199411月升格为副处级业务机构,廖明同志任综合档案室主任(副处级);200111月综合档案室更名为档案馆,为正处级建制。

    档案馆内设人事档案室、综合档案室(办公室),现有专职档案人员9名,兼职档案员50名。其基本职责是:宣传贯彻执行国家和地方关于档案工作的法律法规、政策规定,执行上级主管部门下达的有关档案工作的指令和规范;建立健全本校档案工作的规章制度和业务规范,对各单位档案工作进行监督、指导和检查;负责本校档案及有关资料的收集(征集)、整理、分类、鉴定、统计、保管、保护等工作;积极开展档案宣传、咨询活动,做好档案开放和利用工作;组织全校专、兼职档案工作人员业务培训工作,负责指导档案二级管理分室的有关工作;开展档案理论、业务研究,组织、参加档案工作协作与交流;严格执行保密制度,负责保密资料的管理工作;合理规划校史宣传工作,制定校史馆年度工作计划;全面负责校史资料的收集、整理和布展,研究校史内容,进一步加大宣传力度;负责校史馆日常管理工作及参观接待任务;围绕学校中心工作,完成学校交办的其他工作任务。

学校档案馆历来重视档案基础业务建设,馆藏档案有赣州林校、南昌林校(含中南林干校)、江西农学院(含江西兽专)、江西共大总校、江西农业大学5个全宗。实行了党群、行政、教学、科研、产品开发、基建、设备、出版、外事、财会、声像、实物十二大类档案集中统一保管,形成了近3.5万卷(册)的档案材料。各类档案的归档率和合格率均在95%以上,分类科学,立卷准确,组卷规范,排放整齐。

学校档案馆建立和健全了各种检索工具。保存在档案馆的各类档案,每年都编有符合要求的检索工具,库房档案资料存放示意图、重要文件卡片检索,编有卷内目录、案卷目录、全引目录、文件汇编、制度汇编、年鉴、大事记、专题目录等,并全部实现了综合档案的案卷级和文件级目录计算机自动检索查档,极大地方便了利用者的查找和利用。

近年来,我馆更新了档案管理系统,自主开展档案数字化工作,全面推进档案信息化发展。按照学校提出的加快数字档案馆建设的要求,力争在较短时间内使我校数字档案馆(室)的建设水平有明显提升。我们坚持在保证日常工作正常开展的前提下,做到当年归档的档案不积压,馆藏档案逐年清,加大人力投入,持续推进档案数字化工作。

学校档案馆大力开展编研工作。主编和参编了各种具有实用价值的档案参考资料和文献汇编。主要有江西农业大学校史、江西农业大学沿革与发展、江西农学院、江西共大总校、江西农业大学大事记、江西共大总校重要文献汇编、学校历届领导人任职情况一览表、江西农业大学教授名录、江西农业大学副高人员名册、中级职称人员情况登记表、江西农业大学档案工作制度选编等。

学校档案馆积极开展档案资源的开发利用工作,并做到主动、及时、准确地提供档案信息,为学校的教学、科研、党政管理、基建、制定远景规划、编写校史、开展校史展览,评估检查、评聘职称、升等晋级、落实干部待遇、落实知识分子政策、补发毕业文凭、解决边界纠纷、查找毕业成绩和毕业证存根等提供了大量的档案材料,发挥了历史凭证作用,取得了较大的社会效益和经济效益。

为了更好地展示和宣传学校,激励广大师生,促进校园文化建设,学校于20087月,建立了第一个校史馆。至2015年学校建校110周年之际,又重新选址,建了新校史馆。新校史馆通过图片、文字、实物、多媒体和虚拟影像等多种方式,以通版形式展出校史,在展示层次、工艺处理和内容编排方面,都达到较好的效果。新校史馆首次采用网上展馆形式,全景720度展示,可以通过微信二维码扫码浏览网上校史馆,校庆次日点击率就达到了2.4万次,深受好评。至2016年年底,先后接待了各界来宾、师生60000余人次,受到了广大师生员工及各方来宾的高度评价。

    多年来,我校的档案管理以其丰富的馆藏,规范的管理,良好的服务受到学校领导和全体教职工的好评,也得到了上级主管部门和兄弟院校的好评。199812月,经省档案局组织的评审组严格考核,实地评审,顺利地晋升为科技事业单位国家二级综合档案室;且有9名专兼职档案工作者获得省档案局授予的“在单位档案工作达标升级中做出突出贡献者”称号;19995月被省教委评为高等院校档案工作先进单位;同年7月又被省档案局、省人事厅授予全省档案工作优秀集体称号;2002年,被中组部授予全国干部人事档案工作目标管理一级单位;2004年、2005年、2008年、2009年、2015年被江西省高校档案工作研究会评为全省档案工作先进集体;2007年,被省教育厅评为档案工作检查评估先进单位;2010年、2014年在省直单位档案工作规范化管理检查评估中被评为优秀单位;2011年,在纪念《江西省档案管理条例》颁布十周年法治知识竞赛中获得优秀组织奖;2011年,被省教育厅评为全省高校档案工作先进集体; 2015年度,我馆被学校评为优秀领导班子;2016年,我馆党支部被学校评为先进基层党组织。