1、古埃及档案管理

古埃及档案工作的历史很长,从公元前3500年埃及城邦时代起到公元前332年埃及建马其顿——希腊止,约3000多年。公元前3500年古埃及象形文字逐渐形成,它们通常被刻在庙墙、陵墓、石棺、调色板、雕像等石质材料上,有时也写在泥板、木料、兽皮和纸草上。纸草是古埃及的主要书写材料,大约从公元前3000年初开始使用,到公元前1000年中叶以后,广泛流传于埃及及其他地中海沿岸国家。在公元前3000年前后,上埃及与下埃及统一在专制君主统治下,随之建立了官职制度和行文制度,并产生了保藏档案的处所。保留至今的神庙墙壁上和陵墓内的许多文字记录,就是来自当时机关官员的记述和机关保存的案卷。近代考古发掘发现了许多珍贵档案文献及古代档案库遗迹。它们不仅是古埃及档案管理成就的证明,而且为研究埃及古代历史提供了第一手史料。

梅腾自传是在墓室里发现的象形文字铭文,属于埃及国家成立后最初几世纪的档案文献,是最早的一种传记。梅腾生于第三王朝末至第四王朝初,即公元前27世纪。铭文中叙述了他的公职生涯,并列举了他生前积累的财富。梅腾自传是研究当时国家机关组织及经济和社会结构的稀有史料。

巴勒莫石刻是埃及最古老的纪年石刻。今只存6块残片,因其中一块黑玄武石藏于意大利西西里岛的巴勒莫国家考古博物馆,故名。碑上刻有用象形文字记载的前5个王朝法老的名字,以及他们统治时期的大事记,是研究古代埃及早期历史的重要史料。

莱顿纸草(亦称伊浦味陈辞或伊浦味箴言)因藏于荷兰莱顿博物馆而得名。发现于孟斐斯附近的萨卡拉墓地。本文首尾已损毁,中间亦多阙文。作者伊浦味描述了中王国末期(约公元前18世纪中叶)一次贫民和奴隶大起义的情景,还提到起义者打开档案库,取走公文书的情节。

都灵纸草是19王朝王室的档案,因保存于意大利都灵埃及博物馆而得名。它由16片纸草粘贴而成,载有前18个王朝法老的名单及在位年月日,在确定埃及的编年次序方面有重大意义。可惜保存很不完整,文中有许多空白和损毁之处。

 哈里斯大纸草是古代埃及流传下来的最长的纸草档案。1855年发现于墨吉涅特﹒哈布(底比斯近郊)附近的墓室中,后为英国人JR﹒哈里斯所得,故名,现藏伦敦不列颠博物馆。它由79张纸草粘成一个长卷,约长40。文中为新埃及语,用僧体文字写成,有描绘法老祈祷的带色插图。它是拉美西斯四世时期写成,以拉美西斯三世(公元前1204~前1173)的名义发表的文告。文告中极详尽地列举了拉美西斯三世给予各神庙的一切赠品,以及埃及最大神庙的全部财产。它是研究古埃及新王国末期经济史的宝贵史料。

古代埃及收藏档案的机构主要有法老档案馆、宰相档案馆和神庙档案馆。法老档案馆设在法老的宫殿里,收藏国家最重要的政治和经济档案,其中有别国国王致法老的信件正本及其他重要文件,还有法老的起居注。1885年在开罗以南尼罗河畔的泰勒阿马尔奈发现一处法老档案馆遗迹,为第18王朝法老阿蒙霍特普四世(埃赫那吞)在位(公元前1379~前1362)时所建,档案库房占用了两间多地下室。由于发现较迟,许多馆藏已被盗走,仅获得360块楔形文字泥板文书,其中多为外交文书,包括巴比伦王、米坦尼王、赫梯王、亚述王等的楔形文字泥板信件。现存于柏林、伦敦、牛津、开罗等地的博物馆里。宰相档案馆设在宰相的宫殿里,收藏国家内部管理方面的档案。从一个官吏的墓穴中发现的文件得知,在新王国时期,已经有了编成法典的法律,法典的本文写在40张皮卷上。宰相、最高裁判官在处理政务或审理案件时,就把法律皮卷在面前展开。法律皮卷是宰相档案馆的重要收藏,此外还有土地纳税人名单、土地赏赐记录、收支帐簿、地方长官的报告、遗嘱副本、居民申请书和申诉书等。

神庙档案馆起源古老,为数众多,均由祭司掌管。其特点是不仅保存档案,而且保存图书,可称之为档案图书馆。馆藏包括关于管理神庙占有土地及其他财产的经济文件,祭司组织的行政文件,关于各种崇拜、文学作品、科学作品的本文及编年记等。其中政治性文件往往由法老亲自掌管,编年记可以公开利用。在埃及发现的遗迹有卡呼恩神庙档案馆,它保留下来的材料不多,有公务文书、信件、遗嘱,祭司和人员登记表、向神庙缴纳贡赋的报表、日记、统计表、收据等。

公元前4世纪初叶埃及进入马其顿-希腊统治时期。经过几千年的历史变迁,古埃及的档案除石刻、泥板之外,留下来的为数甚少,档案馆更是荡然无存。主要原因是纸草不够耐久及战争破坏,而且由于历史原因,档案文物往往为外国发掘者所得,成为外国收藏机构的藏品。

2、古罗马档案管理

古罗马起源于公元前10~前9世纪意大利台伯河下游的原始拉丁人部落,经过扩张发展,公元前1世纪末形成奴隶制强国,到476年西罗马帝国灭亡,前后经历了约1500年历史。根据古希腊和罗马作家的作品,以及考古获得的铭文和纸草文献,罗马的档案工作是从接受并保存希腊的预言书开始的。这时罗马还没有自己的文字,他们通过学习希腊人的字母创造了自己的拉丁文,于是开始积累拉丁文文件。罗马的书写材料,除石头、金属(如青铜板)和木板外,主要是纸草和羊皮纸。关于罗马早期档案工作的史料极少,难得其详。

在罗马国家繁荣时期,官僚机构发达,有许多地方机关。政府有严谨的立法活动,有广泛的国际性政治和贸易联系,有巨大的私人财产和与之相联系的私法关系。这一切必然导致大量文件的形成和积累,因而形成了各种类型的档案馆或档案库。主要的可分为两大类,即祭司(宗教的)档案馆和非宗教的档案馆。

祭司档案馆最古老,在罗马国家早期起过巨大作用,后来在世俗权力占优势的时候,由于祭司在国家生活和社会生活中的决定性作用,仍然保持了它的意义。最重要的祭司档案馆有:①预言书保管库。设在卡皮托利诺山上的朱庇特神庙里,负责保藏来自希腊的预言书手稿。它是最古老的祭司档案馆,其历史可以追溯到公元前6世纪。预言书手稿同神庙的金库在一起,由专门的祭司部管理,只有根据最高政权的命令和在特殊情况下,才能查看。②最高祭司团档案馆。它在祭司档案馆中是最重要的,也是很古老的。设在祭司长的府邸,往往在卡皮托利诺山上的朱诺女神庙里。它保存的管理日历的材料及与之相关的编年史材料,反映了社会生活的一切重要事件。它还保存有丰富的法律史和法律理论史料,有关祭司团内部生活的材料,以及经济性案卷。③军事外交祭司团档案馆。设在卡皮托利诺山上的菲得斯女神庙里。军事外交祭司执行国际关系方面的重要职能,并负责拟制和保管书面文件。公元之初,该馆藏有3000份条约及其他外交文件的简板,88年毁于火灾,被视为国家最大的灾难。④占卜祭司档案馆。占卜祭司作为预言者,其主要职能是应当局的请求,解释某种措施是否宜于实行的“征兆”。该馆保存有元老院和执政官的查询和答复查询的注释副本。

非宗教的档案馆,反映了罗马国家繁荣时期的政治和经济生活。主要有:①国库档案馆。当时称为“埃拉里”(Aerarium),即国库或宝库,属于元老院,是罗马共和国最重要的档案馆。设在邻近元老院的萨图尔努斯神庙里。收藏元老院本身形成的文件:会议记录、法律草案、元老院决议、已批准的法令、与外国缔结的条约等。起初文件与钱币、军旗等珍宝放在一起。后在条约保管方面,逐渐取代了军事外交祭司档案馆的地位。国库档案馆也接受其他机关和私人档案馆的重要材料。随着罗马国家威力的增长和疆域的扩大,国库档案馆在公元前1世纪发生了显著变化,名称改为“塔布略里亚”(tabularium),即国家档案馆,重点由实物珍藏变为文字珍藏。公元前78年,国家档案馆迁到一所专建的巨大建筑物内,从此脱离了在神庙保管档案的旧传统。国家档案馆由财政官领导。由于财政官作为选举的长官每年更换,所以起主要作用的是司书和档案员。司书负责答复查询和办理机关与个人需要的文件副本;档案员官职低于司书,负责按内容整理文件和保管文件,查找副本并按需要作摘录。还有学会了文字的国家奴隶,从事执行性的体力工作。档案馆的材料都是蜡板和成捆的简板以及成卷的纸草档案,重要文件往往用羊皮纸制作。档案材料按机关、负责人和文件种类在登记簿上登记和在库房中排列,有些档案按年排列,编有册号、张号和目录。②监察官档案馆。它是一种机关性的档案馆,设在神女庙。公元前443年,原来由行政长官执行的都市调查权交给了由贵族选出的两名监察官。监察官每5年选举一次。该馆收藏的档案,包括公民名册、公民的誓词和声明、骑士名册、兵役适龄青年名册、元老院议员名册、公民品行评价文件、捐税表册、国家财产收入清单,以及其他财政性质的文件。这些材料在形成5年后移交国库档案馆保存。③刻瑞斯神庙档案馆。它是由平民创建的档案保管处所,保存与平民有特别利害关系的文件。平民保民官和市政官的文件就保存在这里。公元前449年,平民取得了在刻瑞斯神庙档案馆保管元老院决议副本的权利。此前,平民不能接近贵族掌握的档案。

档案馆在国家和私人生活中有重大作用和意义。机关、官长、城市公民都求助于档案馆。档案既用于实际目的,也作为国家和历史知识的源泉。MT﹒西塞罗作为法学家,经常利用档案审理案件,处理财政问题;小加图为了准备担任财政官的职务,在国库档案馆抄录了多年的国家财政收支帐目,以使自己明了国家状况;C﹒塔西佗也在国库档案馆研究罗马立法史,屡次从文件中汲取史料,以丰富其历史著作。

在帝国时期,档案馆的组织和管理改变很少,但个别档案馆的作用发生了变化。随着元老院地位的衰落,塔布略里亚丧失了以往的意义。皇帝档案馆成为国内最重要的档案馆,设在皇宫内与皇帝办公厅在一起。在帝国晚期,它迁到了君士坦丁堡。

在罗马帝国境内还有大量的其他种类的档案馆,诸如机关档案馆和官长、商人、高利贷者、大地产主、手工工场主、法学家、作家和学者的私人档案馆。在罗马的各行省,有总督档案馆、国家机关档案馆、自治城镇档案馆、各种宗教的神庙档案馆和各种私人档案馆。

4世纪末叶, 罗马帝国分裂为东西两部。476年西罗马帝国灭亡,奴隶制罗马的档案史基本结束。罗马的档案遭到了悲惨的命运,涂蜡的木板和纸草卷在火灾中化为灰烬;铜板档案或是在火灾中熔化,或是被进犯罗马的敌人劫走,去制造武器或其他东西。罗马统治末期存留下来的档案,由于保管不善,也逐渐毁坏或被用作书写材料。但是,古罗马的档案仍有一些被保留下来,成为人类的宝贵文化财富。 

3、古希腊档案管理

古希腊文明发源于克里特岛和迈锡尼城两个中心,故称克里特-迈锡尼文明。它吸收了古代东方国家的文明,创造了线形文字。根据19世纪末期以来H.谢里曼和A.伊文思等人的考古发掘成果和其他文献记载,得以窥见从公元前19世纪米诺斯文字(包括象形文字和线形文字A)开始流行到公元前2世纪中期罗马攻占希腊城邦,长达2000多年的古希腊档案工作踪迹。其时的书写材料有石头、皮革、棕榈叶、泥板、纸草和羊皮纸等。由于管理国家和经济事务的需要,逐渐形成了档案收藏机构,如王室档案馆、城邦档案馆和王国档案馆。

王室档案馆在古希腊早期就已存在,在克里特岛和伯罗奔尼撒半岛的皮洛斯、迈锡尼、提林斯等地都有发现。1900年在克里特岛克诺索斯古城发现的王室档案库,在王宫西部占了两个房间,藏有用线形文字B写成的泥板4000块,装在木箱和石膏箱里。泥板的书写和存放形式表明,当时有专门的司书和一定的书写、登记和清点制度。这些泥板大部分是租税表和财产清单,记述了梯伦、底比斯、雅典、特洛斯等城邦向克里特纳贡的情况,约属公元前1400年的文字遗物。1900年在克里特岛的费斯图斯王宫遗址发现写有线形文字A的泥板150块,还发现有著名的费斯图斯圆形泥板,约属新王宫时期(公元前1700)之初,其铭文代表另一种克里特象形文。

1939年在伯罗奔尼撒的古代皮洛斯城址发掘出一座宏伟的王宫,在王宫西南角的一个房间里发现了用线形文字B书写的泥板文书1200块。泥板大概保存在木箱里,因为泥板旁边放着这些箱子的青铜合页。这是一个完整的泥板档案库。

公元前8~前6世纪,希腊诸城邦先后兴起。城邦由于管理的需要,逐渐形成了自己的档案馆。城邦档案馆是古希腊最重要的一种档案馆,它往往以神庙作为保存档案的处所,故又称为神庙档案馆。神庙不仅是进行祭祀活动的场所,也是政治活动的中心,因而政府的重要文件常在这里加以公布。在神庙墙壁和神座上刻写法规性文件,形成一种题铭档案。随着书写材料的进步和文件的增多,要求有固定的档案保管处所,官署所在地或神庙就成了这样的保管处所。贵族执政的城邦,其档案通常放在阿波罗神庙里。神庙设有专门的祭司,遇有重大事件(如军队出征、缔结协议等)时,他们通过特别的预言者表达自己的意志,并把预言记录(亦称秘密书)同各种珍宝一起保存在神庙档案馆里。德尔斐城邦的阿波罗神庙是保存贵族文件的一个中心,也是近邻同盟的会议记录及法令的保存地。民主制的城邦则把自己的档案保存在平民所崇拜的众神神庙里。例如:雅典城邦档案馆就设在密特伦神庙中。该馆的历史可以追溯到公元前6世纪初,当时梭伦担任执政官,负责安全保管人民大会决议记录和元老院案卷(这些文件都保存在元老院开会的地方)。在厄菲阿尔特时代,平民获得了保管国家文件的权利,在五百人会议大厦内有专门处所保管五百人会议和公民大会的文件,而其他机关、重要人物和个人的最重要的文件则保存在神庙里。公元前5世纪,古希腊城邦经济已达到高峰,雅典亦进入繁荣时期。民主派领袖伯里克利继厄菲阿尔特之后执政,他为了团结民主派的力量和巩固平民的政治地位,修建了密特伦神庙,并把雅典城邦的国家档案馆设在这里。档案馆与人民大会广场和五百人会议大厦相比邻。馆内藏有雅典城邦最重要的文件:法令、同其他国家缔结的条约、最高负责人的报告、国家财政收支一览表、管理国家财产的材料,以及三大悲剧诗人埃斯库罗斯、索福克勒斯和欧里庇得斯的悲剧国定本,可见密特伦神庙档案馆兼有图书馆的某些职能。城邦最重要的文件和个人文件都可以送交城邦档案馆保存,以保证文件的安全和法律效力。城邦档案馆的文件,主要供机关利用,但也具有某种公开性质,准许私人抄录,特别是法律资料,以及公开演说者形成的材料,历史学家为研究目的可以抄录。档案馆的具体工作,由国家奴隶执行。档案也被称为文书或图书,档案员也被称为文书员。王国档案馆是在希腊化时代形成的。公元前4世纪初,由于马其顿国王亚历山大病死,他所建立的跨欧亚非3洲的大帝国迅即分裂为若干独立国家:马其顿王国、埃及王国、塞琉西王国、帕加马王国等。各国的国王在其宫殿中都设有办公厅和档案馆,因留下的报导很少,不得其详,而许多藏有档案的王国图书馆,却享有世界声望。如埃及的亚历山大图书馆,是古代最大的图书馆,到公元前1世纪已藏纸草卷50万个,其中包括从希腊本土各档案馆运来的文字珍藏,如柏拉图和亚里斯多德的部分手稿,以及三大悲剧作家的手稿。帕加马王国的图书馆在公元前3世纪已藏有纸草卷20万个。该王国发明了新的书写材料羊皮纸(见羊皮档案),从而丰富了古代档案的种类。

公元前146年,希腊各城邦被罗马吞并,希腊化的东方各王国至公元前1世纪也先后并入罗马版图。古代希腊的预言书传至罗马,成为古罗马预言档案的基础。至此,进入古罗马的档案史时期。

4、中国档案的起源

中国古代文字的产生和应用,不仅标志着中国古代社会文明的发展水平,而且为产生文字的记录的档案提供了重要的条件。关于中国文字的起源,最为流行的传说是黄帝时期仓颉始造文字;在古文献中关于保存和传留书契典籍的记载不绝于史,《尚书》是迄今我国最古的历史文件汇编和部分追述古代事迹著作的文集;仰韶文化属于新时代晚期,是中国先民所创造的重要文化之一,其中西安半坡村出土的距今6000多年的陶器上,有二三十种刻画符号,可以肯定的说就是中国文字的起源。中国原始文字记录的产生时间,可能距今已有5000多年。这也可认为是中国古代档案起源大致的时期。有了文字就会使用,使用的记录保存下来,就其性质来说,就是古代的档案。属于龙山文化时代晚期的文字字体与殷代甲骨文字体接近,距今45005000多年的文字;山东大汶口文化中发现的刻在陶樽上的文字符号,大约出现于公元前3000年左右。陶樽文字是我国文字的远祖,属于意符文字,大汶口文化已经是有文字可考的文明时代了。1899在河南安阳小屯村殷墟发现的甲骨文属于约公元前1300到公元前1100年的遗物。商代甲骨文是迄今我国大量发现的最早的较为系统的文字和古代档案。因而殷商时期的甲骨文书当不是历史上最初始的文书和档案。

档案是人类历史发展到一定阶段的产物。它的形成经历了一个相当长的历史过程。它以社会生产的发展和人类交往的扩大以及文字发明为基础,产生于原始社会向奴隶制过渡的时期。总之档案是有史以来最早的文字信息记录,是社会发展中的第一代文献。档案不仅是社会文明的产物,也是人类社会和国家文明的一种标志。

5、我国档案载体的演变历史

档案是人类历史最重要的载体之一,它通过自己的记载,向后人揭示历史的真相,而档案本身也不断发生着变化。

甲骨档案。我国古代以龟甲、兽骨为载体的原始记录。主要产生于商代后期(约公元前14—前11世纪)的占卜活动中。殷墟甲骨档案于清光绪年间出土于河南安阳小屯村一带。内容广涉当时社会的阶级与国家状况、农业生产、思想文化等各方面。

我国目前发现的最古老的历史档案是甲骨档案,距今已有三千多年的历史。所谓甲骨是龟甲和兽骨的简称,是当时的档案书写材料。甲骨档案就是我国殷商时代统治者在政务活动中形成的,刻写在甲骨上的文字记录,它有力地说明了我国历史文化的悠久。

金文档案。金文档案是继甲骨档案后又一种珍贵的历史档案。青铜器上铭文铸字在商朝就已出现,到了西周,我国的青铜器进入极盛时期,此时刻于青铜器上的文字数量增多,记事广泛,具有了书史的性质。古代先民以金属统称为“金”,刻于青铜器上的文字称做“金文”或“铭文”,具有书史记事特点的青铜器铭文就称为“金文档案”。从出土的金文档案记事范围看,它比甲骨档案更为广泛而详细,对研究当时的历史具有极其重要的史料价值。

缣帛档案。我国是丝绸的故乡,缣帛档案自然也占有一席之地。随着丝织业的发展,战国时期已开始用缣帛作为书写材料,秦汉时使用更多。缣帛作为书写材料有许多优点,可以随意裁剪,质地坚韧轻柔,便于携带和保管,故多用于绘制舆图或抄写经典。由于其价格昂贵,无法普及使用,到了魏晋南北朝,随纸张的广泛应用,缣帛的使用量锐减。但是封建王朝的一些重要文书仍用丝织品书写。直到清代,朝廷颁授文武官员的诰命、赦命等封赠文书还在使用绫锦。

简牍档案。简牍档案是指中国古代以竹木为载体而形成的文字材料。“简”是指狭长的竹片或木片;“牍”是指方形木片,主要用于一般公务文书。“策”是指若干片简编联在一起,用于国家重大政事和书写典籍。从现存史籍看,由于纸张出现之前,竹片、木片多用作书写材料,因而文书档案常被称做“册”、“典”、“中”、“简册”、“简牍”、“典籍”等。

石刻档案。树碑立传的传统习俗,使中国古代石刻档案的遗存多姿多彩,浩如烟海。早在先秦时期,就开始用石材作为记事材料,到了秦朝,石刻不仅形制扩大,且数量增多,内容广泛。此时的刻石完全具有了档案的性质。石刻档案自秦代大兴后,历代都把刻石作为发布政策、记载国政大事的最好的传世材料。这是因为刻石取材容易,传世久远,便于保存,弥补了青铜器需要铸造,易于腐蚀,容字有限之不足。与甲骨、金文、简牍档案不同的是,这三者因时代进步而随之逐渐作古,只有石刻档案至今仍有其生命力。

纸质档案。我国档案载体从纸质档案起发生了重大变革,取代了简牍,成为国家正式书写材料,一直沿用至今。

进入工业社会以后,开始出现声像档案,如照片、影片、唱片、录音带和录像带等。20世纪中期以后,档案载体又发生了革命性的变化,产生了以代码形式记录在磁带、磁盘、光盘等载体上、依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的电子文件,这些具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件,参数和其他相关数据称为电子档案。电子档案的产生,是档案领域最剧烈的一次变革,它直接影响着档案工作的运作方式、基本理论乃至思维观念。

6、纸灰”档案 

“纸灰”档案是指19051945年日本侵占大连期间,日本大连宪兵队、关东州厅、警察部及各警察署的碳化状档案,是大连市档案馆的专藏。1945年日本投降前夕,敌警、宪、特机关为毁证灭迹、将档案堆于防空壕中焚烧、因未烧透即用土掩埋而成碳化状。建国后,经过挖掘整理保存起来。这部分历史档案是揭露日本侵略我国东北地区罪行的证据、同时也为研究我党抗日斗争历史提供了依据,是进行爱国主义教育的极好素材。  

7、“八千麻袋事件”

光绪二十五年(1899年)内阁大库已年久失修,库墙部分倒塌。至宣统元年(1909年)库房破坏更为严重,经罗振玉报张之洞奏请,才把库中所藏大部档案迁出移交给学部管理。学部把这批档案放置在国子监和学部大堂两处。

1913年(民国二年),北洋政府教育部在国子监设立历史博物馆筹备处,1916年该处迁往午门,并把原存在国子监和学部的档案搬迁到午门与端门门洞中。

这些档案虽在清朝幸免于焚毁而保存了下来,但长达十几年间,历史博物馆并没有妥善保管,只是把其中比较完整的挑选出来放于午门楼上,余下的装入麻袋仍放置于原处,这就是他们所谓的整理。

这些档案一直处在无人管理状态。这就引起了上自教育总长、次长下至工役们的浓厚兴趣和“关心”。他们乘工作之便,或以“考古家”的身份,怀着对古物的深厚感情,梭巡于尘埃间,伫立于纸堆旁,你偷我拣,偷得不亦乐乎!

1921年,北洋政府教育部因经费困难,官僚们就拿这批档案打主意,将其变卖以补充教育部的经费。于是将放置午门和端门门洞里的共重15万斤档案装了八千麻袋,以大洋4000元的代价卖给北京西单牌楼的同懋增纸店。该店买得这批档案后,取去麻袋,渍水之后用芦席捆扎成包,由大车分送定兴、唐山两地以作重造纸料,同时又零星卖出不少。

19222月,有人拿了朱批谕旨和题本之类的清代档案要卖与罗振玉之友金梁,金本是清朝驻防杭州的旗人,也是个遗老,他联想起一个韩姓的古玩店里曾购买过题本、朱批等件,立即认出这是大库的档案。同时罗振玉在北京市上也看到有“洪承畴揭贴”,“高丽王进贡表”等大库档案出售。于是,罗、金二人经多方询问,才知历史博物馆的大库档案已卖给同懋增纸店。金梁与罗振玉当即同往同懋增,此时,大库档案已运出半数。罗振玉以12000元,即3倍的价钱将原物买回,把已运往定兴的运回北京,堆置彰仪门货栈,共占三十余间库房加五个大院:已运往唐山的运回天津罗家的库书楼。

罗振玉买得这批档案后,延招十余人排目检视,发现有满蒙文的辽事例、金事例、元事例,都是秘稿史册,还有明朝的题本行稿等,都是有关边务战事的稿册,清初的档案多是开国要略,内有《太宗致朝鲜书》、《招抚皮岛诸将谕帖》、《天聪朝臣工奏议》皆为沈阳故宫旧档。还有朝鲜、琉球、安南等国的题表档案。后罗振玉根据这批档案编印了《史料丛刊初编》十册。

教育部出售历史博物馆档案一事,引起了社会舆论的谴责,在这种压力下,北洋政府当局曾想把罗氏买得的这批档案收归国有,清史馆也向他商议收藏,但罗振玉没有应允。

但是,1924年罗振玉把这批档案除留下部分外,又以16000元的高价卖与原清朝官吏李盛铎。此人也是一个清朝遗老,清末出国考察的五大臣之一,又是一个古物收藏家。但不久,李氏照例也留下一部分,又把这批档案中的大部分卖给了国民政府中央研究院历史语言研究所。

1927年,罗振玉把存留档案的一部分卖给了日本人松崎,共四十余箱之多。北洋政府为此事还做了些官样文章以应付舆论,在松崎把这批档案运出海关后,内务部才下令津海关要“严加查验”,然而,日人松崎此时已经带着大批清朝档案走了。

1936年罗振玉将他存留的最珍贵的档案4872件奉献给伪满洲国皇帝溥仪,以表示对爱新觉罗主子的忠诚,成了个历史上很不光彩的人物。

清内阁八千麻袋档案整个转辗拍卖散失的事情,档案史上称为“八千麻袋事件”。

北洋政府出卖历史档案的事实,遭到了社会舆论十分强烈的谴责。当时正值五四运动以后,新文化运动唤起了各个领域的学术研究,有关政治、经济、文化的第一手史料逐渐引起人们的重视,知识界中爱国主义思潮的日益增长,这一切更加激起人们对北洋政府出卖历史档案以及由此而引起的罗振玉又把档案卖给日本人一事的极大愤慨,一些报刊杂志纷纷著文进行揭露和谴责。

摘自《中国档案事业史》 周雪恒著

8、我国档案史上的三件大事 

国家改革开放30年,档案事业稳健快速发展,建树了三座历史性丰碑,跻身于世界档案大国的行列。

一、国家档案事业体系的最后形成。

国家档案事业体系的基本成分和框架由8个方面组成,即档案行政管理(局、处、科和法规等)、机关单位档案工作(档案室)、档案馆、档案教育、档案科研、档案宣传与出版、档案学术理论研究(档案学会)、档案外事。这8个方面,职责各不相同,但都是围绕“维护档案完整与安全,便于社会各方面的利用”这一档案工作总目的、总任务而工作着,并发挥着整体优势;这8个方面互为补充,互为支撑,自我造血,营造可持续发展的生机活力。

国家档案事业体系的形成,经历了档案——档案工作——档案事业——档案事业体系四个发展阶段;经历了奴隶社会、封建社会、半封建半殖民地社会以及社会主义社会这样一个漫长的历史过程,最终在新中国、在改革开放的年代建成。

1949,新中国成立,百废待兴。党中央、政务院把档案事业作为政权建设的一部分直接抓,首先接收历史档案,继而开办档案教育,成立国家档案局。1956416,国务院发出《关于加强国家档案工作的决定》,掀起了全国档案工作高潮。各级档案工作机构逐步建立,人员队伍逐步扩大,档案收集、保管和提供利用的工作有效开展。不幸的是惨遭“文化大革命”的破坏。十一届三中全会后,开始贯彻“恢复、整顿、总结、提高”的档案工作方针。1980214《中共中央、国务院批转国家档案局关于全国档案工作会议的报告》指出:“档案是历史的记录,是党和国家的宝贵财富。档案工作是一项很重要的专门事业,是实现社会主义现代化建设,开展历史研究,进行各项工作的必要条件。做好档案工作,不仅是当前工作的需要,而且是维护党和国家历史真实面貌的重大事业。”“希望各级党委和各级机关的党组织进一步加强对档案工作的领导,……帮助档案部门解决工作中急需解决的各种实际问题。目前尤其要抓紧解决档案机构的恢复,人员编制、领导班子建设、干部配备和训练,档案馆经费和档案库房建设等问题……”

在档案机构和职能上的充实和完善包括:1979年《档案工作》杂志复刊;1980426日,国家档案局科研所恢复;1980年底国家档案局教育处成立;198111月,中国档案学会成立;19821月中国档案出版社成立;1985年国家档案局科技处成立;198844日,国家档案局干部教育中心成立,全国30多所高等学校开设了档案专业;198811月,国家档案局宣传处成立;1994年国家档案局外事处升格为外事办公室;199519日,《中国档案报》正式创刊。

至此,以组织形式和职能任务为标志的国家档案事业体系的8个方面全部形成。

世界上尚未有哪一个国家有如此完善系统的国家档案事业体系。其中的档案专业报和档案出版社,是世界上唯一的。

二、颁布《档案法》,开放历史档案。

1987年,《档案法》颁布,这是档案事业发展的重要标志。《档案法》的颁布,填补了我国没有档案法律的空白,为国家法律体系增加了新的成分。国家在加强档案工作,维护档案的完整与安全,处理和调节国家部门、社会成员间的档案工作关系方面有法可依了。

《档案法》规定:“国家档案馆保管的档案,一般应当自形成之日起满30年向社会开放”,“中华人民共和国公民和组织持有合法证明,可以利用已经开放的档案”。普通公民有了利用官方档案的权利,是人权的扩大,是历史性的突破,具有划时代的意义。

档案向社会开放后,档案的社会性、文化性更为突出,社会的档案意识进一步增强。这是发展档案事业的一个重要社会基础和先决条件。事实已经证明,只有把档案同普通公民联系起来,当普通公民认识到档案同自己以及自己所从事的事业有着关系的时候,才会关心档案事业,承担起保护档案的义务。

《档案法》规定:“各级人民政府应加强对档案工作的领导,把档案事业的建设列入国民经济和社会发展计划”。这就明确了政府领导档案工作的责任行为和档案工作在党和国家各项事业中的地位。

《档案法》规定了各级档案部门以及工作人员的职责权限;规定了“一切国家机关、武装力量、政党、社会团体、企事业单位和公民都有保护档案的义务”;规定了有关部门,如博物馆、图书馆、纪念馆以及海关等,在处理有关档案事务方面的职责和权限,使各方面都有所遵循。档案事业可以在全社会的关怀、协调和监督下,更好地发展。

三、加入国际档案理事会,承办第十三届国际档案大会。

1980年,我国加入国际档案理事会(简称ICA),融入在国际档案社会之中。1996年第十三届国际档案大会在我国召开,130个国家和地区的2662名代表参加。承办这次大会,是我国改革开放、经济发展、社会进步和国际地位提高的结果,是我国档案事业迅速发展和取得重要成就的结果,也是我国参与国际档案事务,进行国际间的合作与交流的新起点。

第一,是一次大动员,是一次档案知识和社会档案意识的普及。对这次大会,党中央、国务院十分重视,组成了以国务委员、国务院秘书长为主席,中央办公厅、国务院办公厅和北京市政府的负责人为副主席,外交部、国家教委、新华社、国家档案局等有关19个部、委、局负责人为成员的大会组委会,领导和组织大会的筹办工作。好些省市也成立了以省、市政府负责人为首的相应的机构,宣传、组织社会各方面,关心支持这次大会;做好工作,以实际行动迎接大会的召开。这是我国有史以来第一次有领导、有组织的全国性档案活动大动员。同时,中央和地方的新闻媒体对大会活动和档案事业进行了大量的宣传报道,大大提高了社会档案意识,增加了人们的档案知识。

第二,以多种形式,全面、系统地向国际档案界介绍中国档案事业,使之正确认识中国。我国除了在会上作报告、发言,还在会议期间,第一次用中、英、法三种文字编印出版了介绍中国国家档案事业的9本小册子,分别介绍我国档案事业体系的组成部分;举办中国档案事业成就展,介绍它的发展历史和各个省区市档案工作的特点;录制了迎接第十三届国际档案大会在中国召开的电视片。当外国代表们知道中国有如此完善、系统的国家档案事业体系时,先是惊讶,然后是羡慕,改变了他们过去对中国的看法。在上海召开的新一届国际档案理事会执委会上,好些ICA执委都为中国档案事业的快速发展伸出大拇指。

第三,既是一次演练,也是一次实力的展现。如此规模的国际档案大会,我国史无前例。ICA也没有一本办会手册。我们树立这样一个信念:外国人能办到的,我们应该也能办到,而且立足于档案系统。我们经受住了考验。比如:大会“注册表”两大张、80多个数据,如何又快又好地将数据统计出来,提供给有关部门工作和快速进行大会报到?在当时我们还没有使用过计算机的情况下,包给别人做,要花18-20万元钱。我们下决心自己干,买机器,编程序,自己操作,问题解决了。大会期间,除了大会开闭幕式和全体会议外,有6次自由论坛,ICA的下属机构和专委会分别召开的会议有80多次,我们都进行了妥善的安排,而且每次会议都派出了我们的联络人员,使会议顺利召开。同时按照ICA的要求和我们的需要,配合大会,在大会期间举办了“ICA建筑档案展”、“ICA防灾抢救展”、“国际档案图书出版物展”、“中国档案事业成就展”、“中国印章与档案展”等12个展览,并组织观众前来参观。我们还自己设计会徽、制作纪念币、设计纪念邮票等。我们完成了大会的各项任务。与会代表普遍赞扬大会圆满成功。ICA前主席瓦洛说:“从各方面讲,这届大会都是最为成功和极其有效的。”ICA秘书长凯斯凯姆蒂说:“我在国际档案理事会工作40年。参加了10届国际档案大会,这一届是最成功的。”

第四,开启了更为广泛、深入的国际间的合作与交流,确立了我国在国际档案界的重要地位。会议期间,我国有关机构第一次同ICA有关组织联合举办活动:北京市档案馆协助ICA城建档案处举办“城建档案在中国”论坛;中国人民大学档案学院与ICA档案教育培训处联合召开档案教育研讨会;《中国档案》杂志社同ICA档案期刊工作处联合举办档案期刊研讨会。

按照国际惯例,我国国家档案局负责人第一次出任国际档案理事会主席,主持一届四年ICA的工作;ICA下属机构和专委会,如项目管理、城建、教育、期刊等都有我国多个档案学者、专家任职和参与工作。

会议上,我国多个城市档案部门同其他一些国家城市的档案部门建立了友好城市,如上海市档案局同日本的横滨市档案局等。威海市档案局局长张建国同英国国家公共档案馆馆长萨拉﹒泰克女士商定了赴英国查阅、收集大连历史档案事宜。这次会议之后,北京、上海、天津、广东、福建、山东、辽宁、湖北等省市开始了独自组织出国考察,同外国档案部门建立了友好关系,打破了原来单一的依靠国家档案局组团出访的局面,多方位、多渠道地扩大了国际间档案部门的合作与交流。(原载于《中国档案报》)

8、新中国的档案邮票

19969月,第十三届国际档案大会在北京召开,为配合大会的宣传,国家档案局向邮电部提出发行邮票以资纪念。按惯例,以会议为主题的邮票只能出一枚,这与我国作为档案大国的地位很不相符,所以经过反复研究后确定,大会召开时发行一套4枚反映中国档案事业沿革发展的特种邮票。

新中国档案题材的邮票,1979年曾由已故著名设计家孙传哲先生设计过一套《国际档案周》,当时在邮迷中反响不错。当时的设计侧重于档案保护,画面上反映的是中央档案馆皇史宬正殿及档案金匮的外貌,档案本身则仍蒙着一层神秘的面纱。历时17年后的1996年,由邮电部设计师王虎鸣设计的《中国古代档案珍藏》,在设计中注意正面表现了中国历代档案中那些经典之作的风采。结合十三大组委会的宣传口号,王虎鸣将“增强社会档案意识,保护人类文化遗产”作为设计的主旨。

经过征求档案界专家、学者意见,确定了4枚邮票的内容:一是“商代龟甲”,二是“汉代木牍”,三是“明代铁券”,四是“清代国书”,分别反映档案史上甲骨、简牍、金石和纸质这四种主要档案载体及其所代表的不同发展时期。其中,除了清代国书的照片是设计师去故宫拍摄的,其余三件档案材料分别保存于河南安阳、江苏连云港和青海西宁,由于地方上提供的照片效果一般,用光、清晰度和取景视角都明显不合设计要求,为了弥补原始资料的不足,也出于艺术上探索创新的初衷,王虎鸣决定采用电脑设计的手段完成这套作品,手绘需要几个月时间的4张图稿只用一周时间便完成了。《中国古代档案珍藏》将邮票置于历史与现实、推陈与出新坐标之中,无论在文化内涵上还是艺术手法上,体现了作者对自身突破过程中不甘平庸的创新追求,也为中国档案界增添了一道斑斓多彩的风景。

( 摘自《中国档案》)

9、副本制度

清雍正七年,吏部大堂失火,造成吏部所有档案毁于一旦,带来巨大损失。同时,为防止书吏篡改档案,雍正建立了档案的副本制度。雍正七年下达谕旨:“嗣后各部衙门存贮档案之处,应委笔帖式等官,轮班直宿巡查。至内阁本章及各衙门档案,皆应于正本外立一副本,另行收贮”,并且规定,如果本章正本是用红字批发的,副本则用墨笔批示存案,而其它的档案副本,则用钤记以分别之。副本最后都要送到内阁,年终送至皇史宬石室前的东西二厢存放。嘉庆年间又兴建副本库。雍正建立档案副本制度的目的:一方面是为了防止因火灾而烧毁档案所造成的损失;另一方面也是为了杜绝书吏隐藏擅改的弊端。从历史角度讲,副本制度的实施对于维护清代档案的完整起了重要作用。