1.档案

我国档案学界从20世纪50年代起,就一直在不断地探讨档案的定义,直到198795日公布并于198811日实施的《中华人民共和国档案法》诞生,才对档案的定义有了一个比较一致的认识基础。该法称:档案“是指过去和现在的国家机关、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史纪录。”

中华人民共和国档案行业标准《档案工作基本术语》对档案的定义表述是:“国家机构,社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。”

  档案的最新定义是:“档案是组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的清晰的、确定的、具有完整记录作用的固化信息。”(冯惠玲《档案学概论》第二版)

档案定义包括了以下基本含义:

1)档案是直接形成的历史纪录。“直接形成”说明档案继承了文件的原始性,“历史纪录”说明档案在继承文件原始性的同时,也继承了文件的记录性,是再现历史真实面貌的原始文献。正因为档案继承了文件原始记录性,具有历史再现性,所以档案才具有凭证价值的重要属性,并以此区别于图书情报资料和文物。

2)档案的形成者。档案是由官方机构、半官方机构、非官方机构以及一定的个人、家庭和家族形成的。

3)档案来源于文件。档案是由文件有条件地转化而来的,这里的“文件”是指广义文件,即一切由文字、图表、声像等形式形成的各种材料。档案和文件是同一事物在不同价值阶段的不同形态,两者具有同源性和阶段性的共性,也具有实效、功用、离合等个性差异。从文件到档案是一个批判继承的辩证运动过程。从信息的内容和形式来说,两者完全相同的,但从时效、价值和系统性上来说,档案是对文件的不断扬弃。首先是时效性批判,档案是已经办理完毕的文件;其次是价值批判,档案是办理完毕的文件中具有保存价值的部分;最后是系统性批判,档案是把分散状态的文件按一定逻辑规律整理而成的信息单元。因此,文件是档案的前身,档案是文件的归宿;文件是档案的基础,档案是文件的精华;文件是档案的素材,档案是文件的组合。

  4)档案的形式多种多样。档案的形式包括载体、制作手段、表现方式等。从载体来看,有甲骨、金石、缣帛、简册、纸质、胶磁等;从制作手段来看,有刀刻、笔写、印刷、复制、摄影、录音、摄像等;从表现方式来看,有文字、图表、声像等。

5)档案的本质属性。档案具有历史再现性、知识性、信息性、政治性、文化性、社会性、教育性、价值性等特点,其中历史再现性为其本质属性,其他特点为其一般属性。因此,可将档案的定义简要地表述为:档案是再现历史真实面貌的原始文献。

2.档案管理

  档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。

3.档案整理

  按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目,使之有序化的过程。

4.档案馆

集中管理特定范围档案的专门机构。

5.档案室

国家机构、企事业单位或其他社会组织内部设置的集中管理本单位档案的专门机构。国家档案事业系统的基层组织。

6.综合档案馆

按照行政区划或历史时期设置的管理规定范围内多种门类档案的具有文化事业机构性质的档案馆。

7.馆藏

档案馆收藏的档案及其他藏品的总和。

8.全宗

来源于一个特定机构(包括行政机关、公司、机构、个人等)的所有档案叫做该机构的全宗。

我国的全宗理论是在借鉴苏联模式的基础上逐步形成的。我国认为:全宗是指一个独立机关、组织或个人在社会活动中形成的档案有机整体。它的涵义有三点:全宗是一个有机整体,全宗是在一定的历史活动中形成的,全宗是以一定的社会单位为基础而构成的。

我国主要以两种角度划分全宗,一是按照全宗形成者区分为机关组织全宗和人物全宗;二是按照全宗的范围和机构方式区分为独立全宗、联合全宗、全宗汇集和档案汇集。

联合全宗:两个或两个以上立档单位形成的互有联系不易区分全宗的档案构成的全宗。

  全宗汇集:若干个立档单位形成的、可以区分全宗但数量很少的具有某些相同特征和联系的档案构成的全宗。

  档案汇集:用人为方法将不在其所属全宗残缺不全的文件,按照一定特点集中起来的混合体。

9.立档单位

立档单位是与全宗相对而言的,其档案能够构成档案全宗的国家机构、社会组织或个人即称为一个立档单位。因此,可以将全宗构成者称为立档单位。构成立档单位的条件也就是构成全宗的条件。

一是能够独立行使职权,能够以自己的名义对外行文;

  二是能够独立核算财务,是一个独立的会计单位,自己可以编制并确定经费预算或财务计划;

  三是具有一定的人事任免权,设有人事管理机构或专门人员。

  其中最基本的条件是第一个,即能够独立行使职权,在法律规定上级具有民事行为主体资格。就自然人来说,应是一定区域内的著名人物、著名家庭或家族。

  以上仅指文书档案全宗的构成条件。科技档案全宗的构成条件为:一是法人,二是大型工程项目。

10.档案实体分类

根据档案的来源、形成时间、内容、形式等特征对档案实体进行的分类。

11.文书档案

文书档案是反映党务、行政管理等活动的档案。它记录了一个社会组织所从事的各类管理活动,如党群管理、财务管理、人事管理、业务管理等。文书档案通常是由办理完毕的有保存价值的文书转化而成,文件是法定机关、团体、企业事业单位和个人在各种活动中,为互相联系和处理事务等实际需要,用文字、图表等方式直接记录下来的具有完整体式和处理程序的信息材料。

文书档案分类

  1)保管期限——年度分类法,即先将归档文件按保管期限分类,每个保管期限下按年度分类。

  2)保管期限——年度——问题分类法,即先将应归档文件材料按保管期限分类,每个保管期限下按年度分类,再在年度下按问题分类。

  3)问题——年度——保管期限分类法,即先将归档文件按问题分类,每个问题下按年度分类,再在年度下按保管期限分类。

  4)年度——保管期限分类法,即先将归档文件按年度分类,每个年度下按保管期限分类。

12.收集

档案馆、档案室接收及征集档案和其他有关文献的活动。

13.移交

档案馆(室)等按照国家规定把档案交给接收方档案馆保存的过程

14.立卷

立卷是将办理完毕并具有查考保存价值的公文,依其在形成过程中的联系和一定规律组合成为保管单位——案卷的工作过程。

15.归档

将处理完毕且具有保存价值的事情或文件经系统整理后交档案馆(室)保存备案(备查)的过程。

  归档时间:

  1)要实行定期归档。定期归档,就是办理完毕的文件材料由文书部门或业务部门整理、立卷后定期向档案室移交。

  2)移交的时间一般在第二年上半年,一些专门性文件或驻地分散的个别业务单位的文件,可推迟至第二年的下半年。

  归档范围:凡是反映本机关工作活动、具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。

  归档案卷的质量要求:

1)应归档的文件材料齐全、完整;

2)文件和电报按其内容的联系,合并整理、立卷;

3)对归档的文件材料,要保持它们之间的历史联系,区分保存价值,分类整理、立卷,案卷标题简明确切,便于保管和利用。

归档文件的装订要求

1.归档文件装订前,必须对不符合要求的文件材料进行必要的修整,对破损的文件予以修裱;对字迹模糊或字迹易褪变的文件(永久、长期保存的)要进行复制,并附于原件后一并归档。

2.对大于A4纸型规格的报表、图样等文字材料,应按照A4纸型的尺寸加以折叠,尽量减少折叠层次,折痕处应尽量位于字迹之外。

 3.归档文件按件装订。装订时,正文在前,底稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;来文与复文作为一件时,复文在前,来文在后;结论性材料在前,依据性材料在后。有文件处理单的,应放在最前面,可以作为首页加盖归档章。不同文字的文本,无特殊规定的中文文本在前,外文文本在后。

4.装订前将“件”内的各页以左上侧对齐,对永久、长期保存的归档文件,要去掉金属物,文件材料薄的(一般掌握在5页以内)用化学胶棒粘贴左上角,文件材料一件较厚的,可采用三孔一线方法在左侧装订,对于装订成册不便拆钉的刊物、书籍等,不再拆钉重装,文件装订后用信封角套在左上角。对短期保存的归档文件,不必拆除原有书钉。

16.案卷

由互有联系的若干文件组合而成并放入卷夹、卷皮的档案保管单位,也是全宗内档案系统排列、编目和统计的基本单位。

案卷是根据文件的来源、时间、内容和外形上的异同点和联系组成的,包括案卷封面、卷内文件目录、卷内文件、卷内备考表等几部分。

案卷封面项目包括:全宗名称、类目名称、案卷题名、卷内文件起止日期、保管期限、件()数、归档号、档号。

17.卷内文件目录

卷内文件目录是案卷内登录文件题名及其他特征并固定文件排列次序的表格,通常排列在卷内文件之前。卷内文件目录项目包括:顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号。卷内备考表是案卷内文件状况的记录,通常排列在卷内文件之后。主要项目有:本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间等。

18.案卷目录

  以全宗为单位登录案卷的题名及其他特征并按案卷号次序编排而成的一种档案目录。

19.保管期限与保管期限表

保管期限是指对档案划定的存留年限。

保管期限表是规定档案保管期限的文件。

20.文件

国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。

21.电子文件

以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机系统阅读、处理并可在通讯网络上传输的文件。

22.文件中心

  介于文件形成机构和档案馆之间的中间性或过渡性文件管理机构。

23.主题词

主题词又称叙词,在标引和检索中用以表达文献主题的规范化的词或词组。

主题词的形成

  1)标题的形式:标题是最能够表达文献论及的事务的词语,是先组式的词语。包括以下形式:单级标题、带说明语的单级标题、倒置标题、多级标题、带限定词的标题、混合标题。

  2)单元词的形成:是后组式主题法。

  3)叙词是叙词法的基本要素,它是以概念为基础,经过严格规范化,具有组配性能的语词。因此叙词在本质上是后组式的。

24.会计档案

会计档案是企事业单位和机关团体在经济管理和各项会计核算活动中直接形成的做为历史记录保存下来的会计凭证、会计帐簿和会计报表等材料。它是记录和反映经济业务、财务收支状况及其结果的重要史料和证据,是国家全部档案的重要组成部分。 

会计档案的特点是以数字为主要内容,客观记录、反映历史。它的专业性强,会计核算是会计特有的专门手段,从凭证、帐簿到报表,有一整套科学的、完整的核算方法和核算程序,这种与一般档案不同的特殊内容、专门手段,使会计档案具有较强的专业性;会计档案形式特殊。会计凭证、帐簿和报表都有特定的统一格式和项目,与一般文件不同,因此会计档案的装具、保管也有一定的特殊性。