江西农业大学公文处理细则
发布时间: 2011-04-07 发布人: 访问次数: 7

 

第一章 总则

 

第一条 为进一步做好全校机关公文处理工作,使之规范化、制度化、科学化,根据江西省人民政府修订的《江西省国家行政机关公文处理办法》(赣府发[2000]42号),及省委办公厅修订的《江西省党的机关公文处理细则》(赣办发[2000]21号),结合我校实际,制定本细则。

第二条 公文是各级机关在实行管理、实施领导、处理公务过程中所形成的具有法定效力规范体式的公务文书,是传达和贯彻党和国家的方针、政策,请示和答复问题,指导、布置和商洽工作,报告情况,交流经验的重要工具。

第三条 党委办公室、校长办公室是全校公文处理管理机构,主管并负责指导学校各级机关的公文处理工作。秘书科负责公文处理具体工作。

第四条 学校各级机关要发扬深入实际、联系群众、调查研究、实事求是和认真负责的工作作风,切实克服官僚主义、形式主义和文牍主义,逐步改善办公手段,努力提高公文处理工作的效率和质量。行文做到少而精,注重效用。

第五条 公文处理必须做到及时、准确、安全。学校公文由党委办公室、校长办公室统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁。

第六条 机关的公文处理工作,应遵循"党政分开"的原则,行政部门的公文不得对党组织作指示、交任务。

第七条 在公文处理工作中,必须严格执行国家法律、法规和有关保密规定,确保国家秘密安全。

第二章 公文种类

第八条 常用的公文种类有:

(一)决定
适用于对重要事项或重大行动做出安排。

(二)公告、通告
"
公告"适用于宣布重要事项或者法定事项。"通告"适用于在一定范围内公布应遵守或周知的事项。

(三)意见
用于对重要问题提出见解和处理办法。

(三)通知
适用于转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文;批转下级机关的公文;发布规定、办法、细则、规则等;印发会议纪要、工作计划、工作意见或建议等;传达要求下级机关办理和需要周知或共同执行的事项;任免和聘用干部。

(四)通报
适用于表彰先进、批评错误,传达重要精神或情况。

(五)报告
适用于向上级机关汇报工作,反映情况,提出意见或建议,答复上级机关的询问。

(六)请示
适用于向上级机关请求指示或批准。

(七)批复
适用于答复下级机关的请示事项。

(八)函
适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题,请求批准和答复审批等。

(九)会议纪要
适用于记载和传达会议情况及议定事项,并要求有关单位共同遵守和执行。

第三章 公文格式

第九条 公文一般由密级、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、附注、主题词、抄送(报)机关、印发机关、印制时间、印制份数等部分组成。

(一)公文眉首:公文眉首部分约占首页的三分之一;上报公文眉首部分约占二分之一。

(二)发文机关标识应使用发文机关全称或规范的简称,推荐使用小标宋体字,用红色标识;联合行文,主办机关应排列在前。

(三)秘密公文,应在首页右上角分别标明"绝密""机密""秘密" "绝密""机密"公文应在首页左上角标明份数序号。

(四)紧急文件,应分别标明"特急""急件";紧急电报应分别标明"特急""加急""平急"。标注位置与密级标注位置相同,有密级的,则标注在"密级"上面。

(五)发文字号,包括机关代字、文种代字、年份、序号。发文字号中,年份、序号用阿拉伯数码标识;年份应标全称,用六角括号括入;序号不编虚位,不加""字。
联合行文,使用主办机关发文字号。
发文字号位置,上行文的发文字号位于发文机关标识与横线之间左侧排列,其他公文发文字号位于发文机关标识与横线之间居中排列。

(六)上行文应当注明签发人姓名,标在公文首页发文机关标识与横线之间右侧。其中"请示"应当在附注处注明联系人姓名和电话。

(七)公文标题,应准确简要地概括公文的主要内容,并准确标明公文种类。公文标题一般应标明发文机关。标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。

(八)主送机关,除"公告""通告"外,正式公文一般应标明主送机关。主送机关一般置于标题之下、正文之上,左端顶格排列。有些不便于在首页列出主送机关的公文(如会议纪要等),主送机关可置于公文主题词之下,抄送(抄报)机关之上,主送、抄送(抄报)机关一律用全称或规范的简称。

(九)公文如有附件,应在正文之下,成文时间之上注明附件的顺序和名称。附件和主件应装订在一起,如不能装订在一起的,应在附件的首页左上角注明主件的发文字号和附件的顺序号。

(十)成文时间,以领导人签发的日期为准。联合行文,以最后签发日期为准。电报以发出日期为准。

(十一)当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时,应采取调整行距、字距的措施加以解决,务使印章与正文同处一面,不得采取标识"此页无正文"的方法解决。

(十二)公文如有附注,居左空2字加圆括号标识在成文日期下一行。

(十三)公文除会议纪要外,应加盖印章。联合上报和下发的公文,各机关都应加盖印章。印章一般盖在成文日期处,上不压正文,下要骑年盖月。

(十四)主题词,置于抄送(抄报)栏之上,成文时间之下。"主题词"3个字用黑体。上报的公文,按照上级机关的主题词表标引主题词;校内公文,按学校下发的主题词表及其标引规划标引主题词。一份文件的标引,一般不超过5个主题词。

(十五)文字从左至右横写、横排。

(十六)公文的标题用2号小标宋体,正文用3号仿宋体。

第十条 公文用纸标准为A4纸张,双面印刷,左侧装订。张贴的公文,根据实际需要确定用纸大小。

第四章 行文规则

第十一条 学校各级机关行文关系,应根据各自的隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文。特殊情况,必须越级请示时,应同时抄报被越过的上级机关。

第十二条 学校各部门在职权范围内,可以相互行文,可以向下一级单位的有关业务部门行文,也可以根据学校的授权和有关规定,向下一级单位行文。属学校主管部门的业务,下一级单位应直接向主管部门行文;同级部门需要协商解决的问题应经协商一致后直接行文,经协商解决不了的问题,再向学校有关部门行文。

第十三条 各部门的重要行文,应同时抄报学校。

第十四条 部门之间对有关问题未经协商一致,又未经学校裁决的,不得各自向下行文。如擅自行文,学校有权责令纠正或撤销。

第十五条 学校各部门可以联合行文。联合行文由主办机关和协办机关共同签发,由主办机关编号印发。

第十六条 "请示"原则上应一文一事;一般只写一个主送机关,如需同时送其他机关,应用抄送形式,但不得同时抄送下级机关。除领导直接交办的事项外,"请示"不得直接送领导者个人。

第十七条 "报告"中不得夹带请示事项。

第十八条 受校党委和校行政双重领导的部门的"请示",应写明主送机关和抄报机关,由主送机关负责办理和答复。

第十九条 凡是能通过当面协商、电话联系等方式解决的问题不要行文;学校发布的规章以及有关文件在校办网站及《江西农大报》等媒体上全文刊登的,应视为正式公文依照执行,可不再行文。同时,应印刷少量文本,供存档备查。

第二十条 上报学校的各种规章、规定等送审稿为一式10份;须学校发文的300字以上的文件,必须同时用软盘或电子邮件方式传送学校办公室。

第五章 公文办理

第二十一条 公文办理分为收文和发文。收文办理一般包括传递、签收、登记、分办、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序;发文办理一般包括拟稿、审核、签发、缮印、校核、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。

第二十二条 需要办理的公文,必须经过文秘部门登记、分办并及时提出拟办意见送分管领导人批示,或交有关部门办理。公文内容涉及几个部门的,要确定主办部门。紧急公文,要提出办理时限。

第二十三条 承办部门应抓紧办理。不得延误、推诿。对不属于本部门职权范围或者不适宜由本部门办理的公文,应迅速退回交办的文秘部门并说明理由。

第二十四条 凡涉及其他部门或单位的问题,主办机关应负责与有关部门或单位协商、会签。有关部门和单位应积极配合,及时将会签意见返回主办机关。上报的公文,如有关部门意见不一致,应如实反映。

第二十五条 属于部门职权范围内的事项,应由部门自行发文或几个部门联合发文。须经学校审批的事项,经学校同意后,也可以由部门发文,文中可注明经学校同意。属于要求解决的具体问题,应按照部门职权范围直接送有关主管部门处理。

第二十六条 办理过程中的公文,文秘部门要负责催办、查办。做到紧急公文跟踪催办、查办;重要公文重点催办、查办;一般公文定期催办、查办。对下发的重要公文,应及时了解和反馈执行情况。对逾期未办的公文,要查明情况,贻误工作造成损失的,要追究承办部门负责人和承办人的责任。

第二十七条 草拟公文注意事项:

(一)符合国家的法律、法规,符合党和政府的方针、政策及有关规定。

(二)情况确实,观点明确,条理清楚,文字精炼,打印清晰,标点准确,篇幅力求简短。

(三)人名、地名、数字引用准确。引用公文应先引标题,后引发文字号。日期要写具体的年、月、日。

(四)结构层次序数,第一层为"",第二层为"(一)",第三层为"1.",第四层为"1"

(五)必须使用国家法定计量单位。

(六)用词用字准确、规范。使用简称,一般应先用全称,并注明简称。

第二十八条 公文中的数字,除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应使用阿拉伯数码。

第二十九条 公文由本机关领导人签发。重要的或涉及面广的,必须由正职或者主持日常工作的副职领导人签发;经授权,有的公文可由办公室主任签发。

第三十条 审批公文,主批人应明确签署意见,并写上姓名和审批时间。其他审批人圈阅,应视为同意。

第三十一条 草拟、修改和签批公文,应按档案管理的要求,使用钢笔、毛笔或专用签字笔。不得在文稿装订线外书写。

第三十二条 公文送领导人签发之前,应由党办校办进行审核。审核的重点是:是否需要行文,是否符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定,是否与有关部门、单位协商、会签,文字表述、文种使用、公文格式等是否符合本细则的规定。

第三十三条 上报的公文,如不符合本细则第十一条、第十六条、第十七条、第二十四条的规定,上级机关的文秘部门可退回呈报单位。

第三十四条 上级机关的秘密公文,除绝密和注明不准翻印的以外,经下级机关负责人或者办公室主任批准,可以翻印。翻印时,应注明翻印的机关、时间、份数和印发范围。密码电报不得翻印、复制,不得密电明复、明电密电混用。

第三十五条 传递秘密公文,必须采取相应的保密措施,确保安全。利用计算机、传真机等传输秘密公文,必须采用加密装置。绝密文件不得利用计算机、传真机传输。

第三十六条 不规范来文的处理:
属下列情况之一的不规范来文,由办文人员提出退文意见,由办公室主任批准退文。退文应填写公文处理单,说明原因之后退回来文单位。

(一)请示公文多头主送;

(二)越级向学校请示一般事项;

(三)属部门职权范围内答复的事项;

(四)公文有不符合国家法律、法规及党和政府的方针、政策的内容;

(五)反映的问题模糊,提出的要求含糊不清;

(六)内容涉及其他部门,要求解决的问题未经协商而单方行文,或虽经协商但各方不同意见未报;

(七)公文字迹模糊不清,难以辨认;

(八)不符合报文的程序,手续不全。

第六章 公文立卷、归档和销毁

第三十七条 公文办完后,应根据《中华人民共和国档案法》和有关规定,及时将公文正本和定稿、有关材料整理归卷。电报随同文件一起立卷。

第三十八条 公文归档,应根据其特征、相互联系和保存价值分类 、整理、立卷,要保证档案齐全、完整,能正确反映本机关的主要工作情况,便于管理和利用。

第三十九条 联合办理的公文,原件由主办部门立卷,其他部门保存复制件。

第四十条 公文复制作为正式使用时,应加盖复制机关证明单,视同正式文件妥善保管。

第四十一条 公文立卷归档的范围,包括本机关制发和处理的能反映本机关工作的历史面貌,具有保存、参考价值的各类公文、会议材料、领导讲话以及有关资料、照片、录音(像)带等。

第四十二条 案卷应确定保管期限,按照有关规定,定期向档案部门移交。个人不得保存应归档的公文。
第四十三条 没有归档和存查价值的公文,经过鉴别和机关主管领导人批准,可以定期销毁。销毁秘密公文,要进行登记,由2人监销,保证不丢失、不漏销。

第七章 附则

第四十四条 本细则适用于全校各级单位和部门。

第四十五条 本细则自200211起实行。解释权归党委办公室校长办公室。