江西农业大学档案管理办法
发布时间: 2011-04-07 发布人: 访问次数: 49

第一章 总则

第一条 为了加强学校档案工作,充分发挥档案作用,全面提高档案管理水平,有效地保护及利用档案,为学校和社会服务,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《普通高等学校档案管理办法》和《高等学校档案工作规范》的规定,结合我校实际情况,制定本办法。

第二条 本办法所称档案是指学校在教学、科研、党政管理和其他各项活动中直接形成的、具有保存价值的各种历史记录。(包括照片、影片、录像带、磁盘、光盘等。)   

第三条 江西农业大学所属各单位和个人应当遵守本办法,并应承担收集、整理、立卷、归档和保护档案的义务。

第四条 档案工作是学校各项工作的重要组成部分,是提高办学质量的基础工作之一,也是衡量学校教育质量和管理水平的一个重要标志。学校各部门在档案工作中应逐步做到“三纳入”、“四同步”,即:将档案工作纳入日常工作计划和长远工作规划,纳入考核管理机制,纳入有关人员的职责范围;在布置、检查、总结、验收各项工作的同时,同步落实布置、检查、总结、验收档案工作。

第二章 管理体制及其机构职责

第五条 学校档案工作由教育行政管理部门和有关业务主管部门领导,接受档案行政管理部门的指导、监督和检查。

第六条 成立由校长为主任,分管档案工作的副校长以及副书记为副主任、有关职能部门的负责人为委员的学校档案工作委员会,是学校档案工作的最高行政管理机构,领导全校档案工作。

第七条 档案馆既是学校档案工作委员会的执行机构和档案工作的职能管理部门,又是永久保存本校档案并提供利用和服务的部门,同时还肩负着爱国主义教育、社会主义精神文明建设教育、校史校情教育等任务。

第八条 档案工作委员会的职责是:领导全校档案工作;协调各单位落实档案工作的“三纳入”和“四同步”;负责对各单位档案工作进行监督、检查和考核;审议通过学校档案工作的规划、计划、总结;统一协调解决学校档案工作的重大事宜等。

第九条 档案馆的基本职能:

(一)宣传贯彻执行国家和地方关于档案工作的法律法规、政策规定,执行上级主管部门下达的有关档案工作的指令和规范;

(二)建立健全本校档案工作的规章制度和业务规范,对各单位档案工作进行监督、指导和检查;

(三)负责本校档案及有关资料的收集(征集)、整理、分类、鉴定、统计、保管、保护等工作;

(四)积极开展档案宣传、咨询活动,做好档案开放和利用工作;

(五)组织全校专、兼职档案工作人员业务培训工作,负责指导档案二级管理分室的有关工作;

(六)开展档案理论、业务研究,组织、参加档案工作协作与交流;

(七)严格执行保密制度,负责保密资料的管理工作;

(八)发挥档案的教育职能,为学校开展校史、校情教育服务;

(九)围绕学校中心工作,完成学校交办的其他工作任务。

第十条 学校所属院(系)和各职能部门均有履行《档案法》,做好本单位档案工作的责任和义务。

(一)为避免档案工作的重复和多头领导,提高工作效率,各院(系)要确定一名行政领导分管档案工作,将档案工作纳入院(系)办公室工作职责范围,并确定一名专职或兼职档案员负责本院(系)具体的档案工作。

(二)学校各职能部门及附属单位必须确定一名领导分管本部门的档案工作,并确定一名专(兼)职档案工作人员负责统管本部门档案具体工作。各部门工作人员都有配合档案员做好自身档案工作的职责。

(三)依据统一领导、分级管理的原则,院(系)、校职能部门及有关附属单位可根据本单位实际情况建立档案分室。档案分室由本院(系)、部门领导,接受档案馆业务指导和检查。档案分室负责本单位档案的收集、整理、保管、利用工作,每年向档案馆报送新增档案目录和统计年报表,并根据学校要求向档案馆移交档案。 

(四)院(系)、校职能部门的专、兼职档案员是做好档案工作的源头,各级领导一定要给以高度重视,做到人员落实(各院、校职能部门无论规模大小,均应确定一名专职或兼职档案员)、岗位落实、工作量落实,以保证档案工作的具体落实。

第三章 文件材料的收集、整理和归档验收

第十一条 学校建立和不断完善归档制度,各基层单位要制订相应的档案工作规定,把档案工作纳入教学、科研和管理人员的职责范围内,做到应归档的文件材料必须完整、准确、系统地归档保存。

第十二条 本校实行文件材料形成部门归档制度(简称部门立卷),各部处、院(系)、直属单位均是部门归档单位,其下属机构的档案材料交由上述各单位统一归档,责任人按文件材料的自然形成规律,加以系统整理,编排页号或件号,填写卷内目录,交本部门档案工作人员检查,合格后向学校档案部门移交。

第十三条 本校档案材料的归档范围按我校根据教育部的有关规定制订的《江西农业大学档案归档范围及保管期限表》办理。

第十四条 归档的文件材料应质地优良、书绘工整、印章清晰,文件或声像材料符合有关规范和标准的要求。 

第十五条 归档时间与档案的移交

学校党政部门和能按年度归档的部门的材料,应在次年6月底前归档;

各教学部门需按教学年度归档的材料,应在次学年度的寒假前归档;

科研项目、基建工程的档案材料,应在鉴定、竣工后的3个月内归档;

档案馆接收档案时,首先要检查案卷质量,再根据档案目录或移交清单,与移交人共同核对清点,符合要求并核对无误后,方可办理移交登记手续。

第十六条 本校的科研成果鉴定、基建工程竣工验收和重大的仪器设备开箱验收时,必须有档案部门的人员参加,有关业务主管部门与档案部门共同对应归档的文件材料进行审查,文件材料不完整、不系统、不准确,不予验收或上报成果。

第十七条 本校与其它单位分工协作完成的项目,由主办单位保存一整套档案,协作单位保存与自己承担任务有关的档案正本外,应将复制件送主办单位保存。

第十八条 个人在其从事教学、科研、党政管理等职能活动中形成的各种载体形式的文件材料,必须按规定向本校档案部门移交,集中管理,任何个人不得据为己有。学校档案馆可征集或接受捐献个人在非职务活动中形成的重要文件材料,对个人捐献的珍贵档案,学校给予奖励。

第四章 档案管理

第十九条 档案馆根据《江西农业大学档案实体分类方案》对馆藏档案进行分类、编号、排列上架、编制检索工具。根据档案的保密程度,确定不同的利用范围,建立档案借阅和审批制度。做好档案的利用效果登记。

第二十条 档案馆要注意研究、改进档案保护技术,及时修补、修复残破档案。要建立和健全库房管理制度,落实防火、防盗、防虫、温度湿度控制等安全措施,确保档案安全。

第二十一条 档案馆要建立档案统计、检查制度,定期对档案的收进、整理、保管利用和馆内各种数据情况进行检查和统计。

第二十二条 档案馆组织做好档案鉴定工作。凡需销毁的档案,应征得有关部门的同意,并编制清册,报主管校领导审批。销毁时应指定专人监销,校有关部门要派人参加,并在销毁清册上签名、盖章。

第二十三条 档案信息是学校管理信息的重要组成部分。档案馆是校园计算机网络建设的重要部门。档案计算机管理系统作为学校信息系统的子系统,要不断改进和完善,以实现档案信息资源共享。

第五章 经费、库房与设施

第二十四条 档案工作所需经费应单独立项,列入学校预算,统筹解决。各部门应将有关设备、档案装具(盒、箱柜)及档案业务培训等所需经费列入部门的年度预算。

第二十五条 必须遵循方便利用、安全保管、有利发展的原则,为档案馆(室)提供专用的、符合不同载体档案管理要求的档案库房和适应工作需要的办公、阅览用房。库房应安装防火、防盗自动报警装置,配置防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防霉、防光、防有害气体等设施,控制和记录库房温湿度,确保档案安全。

第二十六条 学校应有计划地为档案部门配置计算机、扫描仪、复印机、光盘刻录机、录音机、数码照相机、录像机、网络服务器等办公自动化设备及有关档案管理软件,逐步实现计算机管理与档案信息化管理。

第六章 档案的利用、开放与编研

第二十七条 档案人员要熟悉馆藏,主动提供利用,做好领导和有关部门的助手和参谋作用。要发挥档案的信息功能,提高其社会效益和经济效益。

第二十八条 对馆藏档案,自形成之日起满三十年的,除末解密或需要控制使用部分外,均应按国家规定,报校长批准后,分期分批向社会开放。

第二十九条 档案馆应备有复制设备,为利用者提供方便。凡利用馆藏,均应按规定办理利用手续,对校外单位和有关人员还应按照国家规定收费。对借出档案,档案部门要定期催还,发现损坏或丢失,应写出书面报告,报学校处理。

第三十条 加强编研工作,根据需要,有计划地对档案资料进行研究、整理、编辑出版。参加学校信息网络整体建设和校内外编史修志,积极为学校教学、科研与领导决策提供有价值的参考资料。

第三十一条 开展档案学术研究和交流活动,积极参加本系统、本地区的档案协会活动,提高档案学术水平。

第七章 档案的鉴定和销毁

    第三十二条 档案鉴定工作在主管副校长领导下,由业务部门、保密委员会、档案部门组成鉴定小组。其职责是调整密级和保管期限,提出销毁无保存价值档案的意见,写出鉴定报告,经校有关领导签字后销毁。

    第三十三条  销毁档案,应登记造册,履行批准手续,鉴定小组指定两人以上进行监销。监销人、批准人和鉴定小组成员都要在销毁档案清册上签字。未经批准,任何人不得销毁档案。

第八章 档案工作人员

    第三十四条 档案工作人员(包括专职和以做档案工作为主的兼职人员)属专业技术人员,按有关规定实行技术职务聘任制,并享受档案系统规定的行业补贴。

    第三十五条  对档案工作人员应定编、定岗、定职、定责,按照学校规定进行德、勤、能、绩的考核,根据工作实绩决定聘任。

第三十六条 档案工作人员(专、兼职)职责:

(一)坚持四项基本原则,热爱档案事业,忠于职守,遵守纪律。认真钻研档案专业理论,不断学习新知识、新技术,努力提高档案管理水平,以适应档案事业的发展。

(二)贯彻执行党和国家有关档案工作的方针政策,制订本单位规章制度和实施细则。

(三)指导、协助各部门做好文件材料的立卷归档工作,检查、验收归档文件材料是否完整、准确、系统,督促兼职档案人员按期向档案馆移交档案。

(四)参加科研成果鉴定、基建工程竣工验收、重要仪器设备开箱验收工作。

(五)做好各类档案的接收、整理、保管、统计、编研等工作。

(六)遵守国家有关保密规定,确保档案的安全。

(七)做好档案宣传、提供利用和咨询服务等工作。

(八) 做好档案库房的管理以及各种设备的维护、使用工作

第九章 考核、奖励和处罚

第三十七条 学校建立档案工作的考评制度,每两年对各部门的档案工作进行考评,评选先进集体和先进个人。

第三十八条 学校对考核优秀者或有下列事迹之一的给予奖励:

(一)在档案的收集、整理、保护和提供利用等方面作出显著成绩的;

(二)在档案现代化管理方面作出显著成绩的;

(三)在档案学术研究方面做出重要贡献的;

(四)向学校捐赠重要或珍贵档案的;

(五)同违反档案法律、法规的行为作斗争表现突出的。

第三十九条 对违反《中华人民共和国档案法》并有下列行为之一的,要按照规定给予当事者以通报批评直至行政处分,构成犯罪的移交司法部门处理:

(一)损毁、丢失属于学校所有的档案的;

 (二)擅自提供、抄录、公布、销毁属于学校所有的档案的;

  (三)涂改、伪造档案的;

  (四)擅自出卖或者转让档案的;

 (五)倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠送给外国人的;

 (六)不按规定归档或者不按期移交档案的;

(七)明知所保存的档案面临危险而不采取措施、造成档案损失的;

 (八)档案工作人员玩忽职守,造成档案损失的。

第十章 附则

第四十条 本条例由校档案馆负责解释。

第四十一条 本办法自发布之日起执行,原办法同时废止。

 

 

江西农业大学    

00六年九月十一日