为加强学校实物类档案（以下简称实物档案）的管理，更有效地保护和利用档案资源，根据《中华人民共和国档案法》和《普通高等学校档案管理办法》，结合学校具体情况，特制订实物档案管理办法。
第一条 实物档案是档案的重要组成部分，主要包括在学校各项活动中形成的，或者在学校对外交流中形成的有保存价值的实物，如荣誉证书、奖状、奖章、奖杯、礼品、锦旗、印信、名人字画及学校发展中有纪念意义的物品和有收藏价值的教学科研设备设施等。
第二条 实物档案是文书档案的重要补充，具有直观性和多样性特点。它直接反映了学校的发展和各方面工作取得的业绩，不仅具有较高的保存和利用价值，而且具有良好的社会教育功能。实物档案具有很高的珍藏价值，属于学校所有，是学校档案的重要组成部分，各部门必须依法归档，不得据为部门或个人所有。属于个人非公务活动中形成的能反映学校重大活动、重要人物、具有保存查考价值的特定物品，学校鼓励个人向学校档案馆捐赠，或由学校征集。
第三条 由档案馆负责对学校各级各类荣誉证书、奖状、奖牌、奖杯等实物进行收集归档和统一管理。
第四条 归档范围和保管期限
1、奖品实物档案。本校在重大政治、经济、科学文化、科研、教学、外事、体育等活动中获得的省级以上（含省级）颁发的奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、证章、锦旗、荣誉册、光荣册等。
2、印信实物档案。机构变更或撤消、合并失效的印章，包括钢印、铜印、胶印、木印等经公安机关审批后制作的印章。
3、名人字画实物档案。党中央、国务院领导及社会知名人士为学校的题词、作画。
4、历任书记、校长在工作中使用过，有保存价值的用品、社交活动纪念品及签名用章。
5、学校发展中有纪念意义的物品。建校以来使用过的校牌、匾等物品。
6、本校与国内、外校际交往中收受的礼品。
7、实物档案的保管期限原则上应永久保存。
第五条 归档要求
1、奖品实物档案归档时应说明获奖单位、获奖时间、获奖名称及颁奖单位。
2、印章归档时应附印模一式两份。
3、字画和礼品归档时应附清单及说明，内容包括物品名称、接受时间、地点、事由、赠送人、接收人。清单一式两份。
4、不在本管理办法第二条范围内有保留价值的、能反映学校发展历程的实物档案，经档案馆认定后归档。
第六条 归档时间和移交手续
1、奖品类实物档案一般于获奖后两月之内向档案馆移交。印章、字画、礼品可随时向档案馆移交。
2、移交前，立卷部门要打印移交目录一式两份，交接双方各存一份备查。移交时应照像留存，像册对应实物编号保存。
第七条 保管与利用
1、档案工作人员对接收的实物档案逐一登记，并根据《江西农业大学档案实体分类编号方案》进行分类、编目、排架、保管。同时,要做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防光、防尘、防污染和防盗等工作。
2、实物档案原则上只针对单位利用，借用单位须开具介绍信并说明理由，经由档案馆负责人签字后方可借用。对个人捐赠的实物档案保证捐赠者优先使用；对易损坏和珍贵的实物档案，只提供拍照复制，一般不外借使用，确需借出使用时，需经分管档案工作的校领导批准后才能借用。实物档案借阅必须严格办理登记手续，借出档案，必须按期归还。
第八条 学校按照《江西农业大学档案管理办法》规定，对在实物类档案工作中做出了突出贡献的集体和个人给予精神和物质奖励。对以单位或个人名义向学校捐赠的实物档案，经鉴定具有较高保存价值的，给予适当的补偿，由学校颁发“捐赠档案荣誉证书”，以资鼓励。
第九条 学校授权档案馆对本管理办法进行解释。
第十条 本管理办法自公布之日起实行。
