各专项工作领导小组、校建处：
学校路面、老旧小区改造是一项复杂庞大的系统工程，在改造过程中形成的具有保存价值的文字、图纸、声像及磁介质等记录，是学校发展进程的历史见证和忠实记录。因此，收集整理保护好学校路面、老旧小区改造工程的档案，使其成套并科学管理，对日后利用档案管理学校、服务社会具有深远的意义。现就该项工程材料收集归档工作提示如下：
一、归档范围及责任单位
（一）学校老旧小区改造文件材料
1.学校关于老旧小区改造的请示、会议纪要、方案、工作机构成立通知等文件材料。
2.关于老旧小区改造规划设计等材料。
3.老旧小区住户与学校签订的同意拆除确认书、退房确认单、相关协议、合同等材料。
4.其他应归档的重要材料。
责任部门：老旧小区改造工作领导小组、芭茅岭老旧危房拆除安置工作领导小组
（二）学校路面、老旧小区改造基建材料
1.上级关于学校老旧小区改造的政策文件材料。
2.改造工程项目在准备阶段形成的项目建议书、可行性研究报告等文件材料。
3.改造工程项目中的改造规划设计、施工图设计等材料。
4.改造工程项目的招投标等文件材料。
5.改造工程项目在施工、设备采购安装过程中形成的文件材料等。
6.改造工程项目竣工验收形成的文件材料及竣工图纸等。
7.改造前的建筑、街道原貌，改造后的新貌等声像材料。
8.其他应归档的重要材料。
责任部门：校建处
二、归档要求
1.归档文件材料按照不同项目不同阶段整理立卷，保持归档文件材料的成套性、完整性。
2.声像档案应保证画面清楚、音质清晰，同时附文字说明，说明内容包括拍摄时间、地点、事件、人物等。使用档案级DVD光盘刻录，光盘封面应附有内容简要介绍标签。
三、归档手续
归档单位应填写《归档文件移交目录》，声像档案归档填写《声像档案移交目录》，其他类归档材料填写相对应的移交目录，移交目录均可在档案馆网站“服务指南”栏下载。移交目录一式两份，签字盖章后移交单位和档案馆各存一份，并将移交目录电子稿发给档案馆马老师办公邮箱。
四、其他要求
请高度重视，认真部署，安排专人做好各类材料的收集、整理、归档移交工作。上述材料请于项目完成并通过审计后3个月内向档案馆移交。在归档过程中，有任何问题，请与档案馆综合档案室马老师联系，联系电话：83813304。
江西农业大学档案馆
2024年5月23日
