江西农业大学档案归档范围及保管期限表

江西农业大学档案归档范围及保管期限表

党政办公室

分类号

序号

归档范围

保管期限

DQ11

一 、党 代 会

1

党委工作报告、纪委工作报告、校长讲话、大会决议、大会总结、大会选 举结果、大会记录、大会发言、上级领导讲话；录音、录像、 照片等及其他大会文件

永久

2

大会主席团会议记录

永久

3

学校党委关于召开党代会向上级党委的请示、有关党代会选举结果,向上级党委的报告与批复

永久

4

大会形成的重要文件, 包括大会代表、列席代表名单及大会主席团成员、大会执行主席、秘书长名单和大会选举办法及党委候选人情况介绍、大会通知、日程安排、各代表团会议记录、大会简报等材料

长期

5

重要的大会参考材料

长期

二 、 党 委 各 种 会 议

6

会议记录、纪要、决议、决定及会议通过的文件

永久

7

会议中有一定参考价值的材料

长期

三、 其 他 会 议

8

党员干部会、党政干部会、全校党员代表会议、为贯彻党的各项方针政策及上级的指示精神或部署学校一定时期工作的会议记录及会议文件材料

长期

中央、部、省、市领导来校作报告记录和检查工作的会议记录（含声像材料）

9

(1) 重要的

永久

10

(2) 一般的

长期

11

学校党委主要负责同志的重要党课或报告记录

长期

12

以党委名义召开的有关学校重大改革措施的或有长期查考价值的各种座谈会记录

长期

党委领导参加上级领导部门召开的各种会议文件

13

(1)与我校工作有直接关系、需长期贯彻执行的

永久

14

(2)我校党委领导在会议上发言的书面材料

长期

15

党委办公室召开“贯彻党委决议、决定”会议记录

长期

四、党委工作计划、总结、报告、简报

16

党委(或党政)年度(或学期)工作计划、总结、报告

永久

17

党委贯彻执行党和国家的重大阶段性的工作计划、总结(重要的、典型的、专题调查报告)

长期

18

阶段性的工作计划、总结、报告等

长期

19

党委办公室编写的《党委工作大事记》《情况简报》《信息通报》

永久

上级党委颁发的决议决定、指示、命令、条例、规定、批转文和通知、通报等文件

20

(1)针对本校工作的

永久

21

(2)学校工作中需长期贯彻执行的

长期

以学校党委名义下发的决定、规定、条例、批转文、 通知、通报等

22

(1)重要的方针政策性的

永久

23

(2)需要长期贯彻执行或有长期查考价值的

长期

以学校党委名义给上级党委请示、报告及上级批复

24

(1)重要的

永久

25

(2)有关时期内需查考的

长期

五、各 级 党 组 织

26

党委各部、各分党委、系党总支等单位给党委的请示、报告及党委的批复(原则上由上报单位立卷归档), 如有对学校工作重要的建议和意见,由党委办公室归档

长期

27

分党委、总支、直属支部工作计划、总结、重要报告、经验介绍、调查材料、会议记录和统计表

长期

28

分党委、总支、直属支部建党工作及有关材料

长期

29

分党委、总支、直属支部人员奖励及有关材料

长期

30

分党委、总支、直属支部人员贯彻上级文件精神、计划、总结、学习等

长期

六、文 秘、信 访 工 作

31

学校党委、党委各部、委、办、各分党委、系党总支的印模册及启用和销毁印章、印模的通知和实物

永久

32

党委办事机构的增设、撤销的通知

长期

33

党委办公室的重要通知(与校办联合发文,由主要承办单位负责立卷)

长期

34

重要的电话记录(包括电传)

长期

35

以党委、党委办公室名义与校外有关单位联系工作中重要的来往文书

长期

36

涉及重大方针政策性的并经领导同志亲自处理或有领导同志重要批示群众来信,来访记录及处理结果

长期

37

重要的、具有建设性的建议或意见,并为学校采纳的来信或来访记录

长期

38

处理申诉或检举揭发坏人坏事、打击报复等问题, 经领导亲自批示处理的来信或来访登记

长期

39

党委办公室各部门职责、岗位责任制、机构沿革的材料

长期

七、保 密 工 作

31

本校保密工作计划、要点、工作汇报及工作总结

长期

32

本校保密工作失、泄密事故调查与处理的有关材料

长期

33

保密科研项目密级登记表

长期

34

有关保密工作给校党委的重要请示、报告及批复

长期

35

上级有关保密的方针、政策，本校需贯彻执行的文件

长期

36

保密委员会成员名单

长期

37

保密要害部位登记、审批表

长期

XZ11

一、上级机关和学校印发的文件

1

上级颁发的有关指示、决定、命令、条例、规定、办法、通报、重要通知等

(1)针对本校重大方针政策的

永久

(2)本校需要长期贯彻执行的

长期

2

以学校名义颁发决定、条例、规定、制度汇编、通知、通报、通告、布告等

(1) 重要的

永久

(2)一般的

长期

二、学校工作计划、总结、报告、简报

3

本校教育事业规划、计划方案、报告和上级批复及各项管理工作中的重要材料

永久

4

本校学年、学期工作要点及工作总结

永久

5

江西农业大学公报、校志、年鉴、简报、每周情况、文件汇编、制度汇编等

永久

6

学校历史沿革、概况介绍及校史材料

永久

7

反映本校各历史时期重要声像材料（照片、录像带等）

永久

8

学校评估材料（包括声像材料）

永久

9

各学院、系，部（处），直属单位上报工作计划、总结

长期

三、学校各种会议

10

党和国家、省领导人来校视察的讲话记录、声像等材料

永久

11

校务会议记录、纪要及会议讨论的文件

永久

12

校长办公会议记录及会议讨论材料

永久

13

校长召开的系主任会议及其他教学、科研工作会议的记录

永久

14

由校长办公室负责组织的开学、毕业典礼等全校性会议的领导讲话、大会报告、典型发言等材料

(1)重要的

永久

(2)一般的

长期

15

校领导外出参加上级机关召开的高校工作会议的材料

(1)代表学校在会上的发言

永久

(2)会议重要文件

长期

四、机构设置、人员变动

16

校务委员会名单及学校各类委员会、领导小组成员名单

永久

17

本校机构设置调整、更改名称、干部任免请示及批复

永久

五、文秘、统计、信访工作

18

本校及各部门启用、销毁印章的材料和实物

永久

19

本校关于文书、统计等工作的规定、条例

长期

20

重要的群众来访、来信的处理材料

长期

21

校长接待日记录及有关的重要材料

长期

22

校长办公室经办的重要的来往公函

长期

23

校统计年报表、统计资料分析汇编、简报等材料

永久

六、计划生育

24

校计划生育办公室工作计划、总结、会议记录

长期

25

领独生子女证名册

长期

26

本校有关计划生育工作统计表、检查情况的汇总表

长期

27

本校有关违反计划生育条例处分情况的材料

长期

28

有关表彰计划生育先进单位和个人的材料

长期

29

本部门工作职责、岗位责任制、机构沿革的材料

长期

六、校庆、校友会和基金会工作

30

校庆活动计划、请示、领导讲话、邀请名单、请柬、大会发言材料；声像（如照片、录音、录像等）材料

长期

31

校友贺信、贺电、纪念品、签名册及外单位赠送的礼品、纪念品等

长期

32

校友会编《江西农业大学校友通讯录》、各种重大活动拍摄照片等材料

长期

33

上级有关基金会管理工作的文件；基金会工作计划、总结、请示、报告及上级的批复

长期

34

社会知名人士捐赠基金的函、赠送的礼品、题词等

长期

35

有关基金会财务管理的帐目（入财会类）

长期

36

基金会管理工作中制订的各类规章制度、年统计报表

长期

七、其 他

37

与国内外有关单位签订的合同、协定、协议书等文件材料

长期

38

以校长名义向外单位或个人发函和校长在校外的重要活动材料以及在校内各种会议上报告的原稿等

长期

39

校办组织的教职工治丧活动中校领导致悼词及有关材料

长期

40

选举人民代表工作的计划、总结、选举结果、简报等材料

长期

41

校长办公室各部门职责、岗位责任制、机构沿革的材料

长期

江西农业大学部门文件材料归档范围及保管期限表

纪委（监察、审计）

分类号

序号

归档范围

保管期限

DQ12

1

上级、本校关于纪委工作的指示、规定、通知、职责、制度、报告等

长期

2

纪委工作计划、总结、批复、调查材料及重要统计

永久

3

纪委会议记录、大事记

永久

4

党员处分、复查材料、市以上的典型材料

长期

5

立案专项调查的违纪案件审理形成的文件材料

永久

6

信访工作中涉及重大事（案）件的有关材料

长期

7

本校党风情况的调查、汇报材料及党风建设方面的有关材料

长期

8

党纪检查及违纪处理形成的文件材料

长期

9

党纪检查及违纪处理形成的文件材料

长期

10

本部门工作职责、岗位责任制、机构沿革的材料

长期

XZ13

1

上级有关监察、审计的文件

长期

2

本校监察、审计工作方面的规章制度

长期

3

监察、审计工作计划、总结、调查报告

长期

4

监察、审计工作统计年报及重要报表

长期

5

审计结论、决定等

长期

6

本部门工作职责、岗位责任制、机构沿革的材料

长期

江西农业大学部门文件材料归档范围及保管期限表

机关党委

分类号

序号

归档范围

保管期限

DQ11

1

机关党委工作计划、总结、重要报告、经验介绍、调查材料

长期

2

机关党委重要会议记录

长期

3

机关党委党建工作及有关材料

长期

本部门工作职责、岗位责任制、机构沿革的材料

长期

江西农业大学部门文件材料归档范围及保管期限表

组织部

分类号

序号

归档范围

保管期限

DQ13

1

上级关于组织工作的指示、决定、通知、制度等

长期

2

本校组织工作计划、总结、决定、大事记、会议记录

永久

3

本校组织工作报告、调查材料、规章制度

长期

4

组织部编印的各种内部刊物

长期

5

本校关于推荐校级干部、招聘处级干部的文件材料及任免决定、批复、通知、等（包括上级批准的，要附任免呈报表）

永久

6

本校组织机构设置、人员编制、变动的报告及决定、批复、通知、统计

永久

7

处级干部名册、重要统计报表

永久

8

本校推荐全国、省市党代会等形成材料及名单

永久

9

上级、本校有关派遣、推荐科技副县长、扶贫工作形成文件材料、名单

长期

10

上级、本校有关选调中青年干部、优秀毕业生到基层锻练和培训材料、名单

长期

11

党总支、支部改选报告、审批材料

长期

12

各党总支、支部委员名册

长期

13

关于预备党员转正或取消资格、党员退党的文件材料、名单

长期

14

党员奖惩形成的文件材料

长期

15

干部考核、培训材料、党员评议材料

长期

16

组织关系介绍信

短期

17

出国、出境等党员管理的规定及有关材料

长期

18

各级党员生活会情况报告

长期

19

本部门工作职责、岗位责任制、机构沿革的材料

长期

江西农业大学部门文件材料归档范围及保管期限表

党校

分类号

序号

归档范围

保管期限

DQ13

1

上级有关党校工作方面的文件

长期

2

党员轮训工作计划、总结、报告、名单

短期

3

党课教育有关材料

短期

本部门工作职责、岗位责任制、机构沿革的材料

长期

江西农业大学部门文件材料归档范围及保管期限表

宣传部

分类号

序号

归档范围

保管期限

DQ14

1

上级机关有关宣传工作的重要指示、通知等

长期

2

有关宣传工作给校党委的请示、报告及批复

长期

3

本校宣传工作计划、决定、情况汇报和总结

永久

4

党委宣传工作情况简报、新闻报导、新闻剪报、情况反映，《江西农业大学学报》等汇编材料

长期

5

宣传部召开的重要会议记录、教职工政治思想工作动态及调查材料

长期

6

本校理论学习的决定、通知、计划、总结

长期

7

国家、部、省以上领导来校视察材料（包括照片、录音带、录像带等声像材料）

永久

8

本校师生员工在国内外重大事件中思想动态的调查分析材料

长期

9

反映学校历史发展的重要活动(包括名人纪念活动)中形成的有保存价值的文字及声像材料

永久

10

本部门工作职责、岗位责任制、机构沿革的材料

长期

江西农业大学部门文件材料归档范围及保管期限表

网络中心

分类号

序号

归档范围

保管期限

DQ14

1

上级有关信息、计算机安全管理的文件

长期

2

学校网络信息、计算机安全管理的规章制度

长期

3

网络信息工作计划、总结、报告

长期

4

重要工作请示及批文

永久

5

学校综合性统计报表、业务性报表等材料

永久

6

反映学校重大活动并在校园网录用的文字及照片资料

永久

7

网络布局规划、图纸等材料

永久

8

与校外单位签订的合同、协议书

长期

9

校园新闻汇总册

永久

江西农业大学部门文件材料归档范围及保管期限表

统战部

分类号

序号

归档范围

保管期限

DQ15

1

上级机关有关统战工作的指示、规定、通知

长期

2

本校有关统战工作给上级机关的请示、报告及上级批复

长期

3

反映本校统战工作基本面貌的统计材料

永久

4

本校统战工作计划、总结、决定、通告

永久

5

统战部和各学院（系）有关统战工作给校党委重要的请示、报告及批复

长期

6

本校统战工作会议的通知、参加人员名单、会议记录、总结及情况简报、情况反映等材料

长期

7

本校有关统战工作调查材料、典型材料、统计报表

永久

8

本校关于统战工作与校外有关单位的重要来往函件

长期

9

本校各级人大代表、政协委员名单(册)及上报审批材料

永久

10

本校统战对象登记表、名册

永久

11

本校民主党派、华侨工作形成材料(包括名单、统计材料)

长期

12

本校开展对台工作中形成的材料

长期

13

向中央、省委统战部、教育部上报的知识分子中代表性人物的名单、调查表

长期

14

确认归侨、侨眷、台湾同胞及亲属证明材料

长期

15

重要的人民来信、来访记录或由上级机关转办有关材料

长期

16

在校的全国、省、市人大代表、政协委员提交的议案及答复

长期

17

本部门工作职责、岗位责任制、机构沿革的材料

长期

江西农业大学部门文件材料归档范围及保管期限表

工会

分类号

序号

归档范围

保管期限

DQ16

1

上级机关及校党委有关工会工作的重要指示及工会贯彻的计划、校工会向党委和上级工会的请示及批复

长期

2

教职工代表大会和工会会员代表大会及代表会议的通知、代表名单、代表组的划分及组长名单、主席团成员名单、执行主席名单、大会议程、大会的报告、决议、公报、简报、纪要等文件材料

长期

3

教代会、工代会重要的提案及其处理情况

长期

4

教代会、工代会主席团会、代表组长会、工会委员会 常委会、工会主席会及大型座谈会会议纪要

长期

5

校工会工作(包括工会各部门组织的全校性重大活动、比赛)的计划、重要请示及批复、体育比赛规程、成绩、名次统计、总结材料(包括声像材料)

长期

6

工会工作概貌的重要统计材料、财务预、决算报表等

永久

7

教职工被授予全国、省级劳动模范、劳动奖章获得者、先进工作者、优秀教师、优秀教育工作者、教书育人先进工作者、“三八”红旗手,以及全国、省等荣誉称号的名单和事迹材料

长期

8

校级先进工作者、校级先进集体等荣誉称号的名单和事迹材料

长期

9

校级以上先进工会集体及优秀工会积极分子评选材料，对工会会员纪律处分处理材料

长期

10

各部门工会干部名册，会员名册、校工会各部干部任免名单

长期

11

工作简报及大事记等汇编材料

长期

江西农业大学部门文件材料归档范围及保管期限表

团委

分类号

序号

归档范围

保管期限

DQ17

1

上级机关有关共青团工作的重要指示、决定、通知等

长期

2

报上级机关或校党委的重要报告、请示及批复

长期

3

工作计划、总结、规章制度，大事记及重要汇报材料

长期

4

全委会、常委会纪要，团代会、学代会形成的材料

长期

5

团员大会、经验交流会、座谈会形成的有关重要材料

长期

6

中央、部省级领导的讲话、报告的记录、题词

永久

8

上级机关召开的各种重要会议上代表学校发言材料

长期

9

校分团委以上干部名单，团员名单

长期

10

表彰和奖励先进团支部、优秀团员的材料

长期

11

团内处分材料(包括处分决定、调查报告、旁证及本人交待及撤销处分材料)

长期

12

举办团校、组织党章小组学习的材料

长期

13

团组织状况和团员思想动态综合分析材料

长期

14

主办大型活动形成的重要材料（包括声像材料）

长期

15

团员参加科技、生产、社会考察等社会实践活动的计划、总结以及典型调查报告(包括学生科协、学生会课外科技活动的重要材料)

长期

16

学生社团、学会的管理章程及统计材料

长期

17

团委、学生会、研究生会部门职责、岗位责任制、机构沿革的材料

长期

江西农业大学部门文件材料归档范围及保管期限表

学生工作处

分类号

序号

归档范围

保管期限

DQ18

1

上级关于学生工作(含学生思想政治工作)的文件

2

本校有关学生政治思想工作的决定、通知、条例、工作计划、报告、总结、大事记、重要会议记录

长期

3

学生工作典型调查材料和统计报表

长期

4

学生工作队伍建设、学生工作人员名单

永久

5

学生工作检查评估材料

长期

6

新生开学典礼大会材料

长期

7

特困生、勤工助学活动的材料

短期

8

开展学生心理健康教育的文件材料

长期

9

本部门开展的重要的学生活动材料

短期

10

优秀班主任表彰材料

短期

11

上级、本校关于各类奖、助学金申报、审批材料、规定、通知

长期

12

本校表彰、处分学生的材料

长期

13

参加上级学生工作会议带回的文件材料

短期

14

学生处（部）编印的工作简报

长期

15

学生工作处（部）与外单位所签各类协议书、合同书

长期

16

学生困难补助名单及领款单

短期

17

学生贷款名单及还款情况

短期

18

学生保险形成的材料

短期

19

本部门工作职责、岗位责任制、机构沿革的材料

长期

江西农业大学部门文件材料归档范围及保管期限表

老干办

分类号

序号

归档范围

保管期限

DQ19

1

上级关于退休干部工作的文件

长期

2

我校关心下一代工作委员会名单

长期

3

离退休工作计划、总结、各类统计表

永久

4

离退休工作请示、报告、批复

长期

5

我校关心下一代工作委员会工作计划、总结

长期

6

离退休工作处会议记录、纪要

长期

8

本部门工作职责、岗位责任制、机构沿革的材料

长期

江西农业大学部门文件材料归档范围及保管期限表

人事处

分类号

序号

归档范围

保管期限

XZ12

一、综 合

1

上级机关有关人事工作的文件

长期

2

本校人事工作的规章制度

长期

3

人事工作计划、报告总结、调查材料、会议记录

永久

4

关于机构、编制规划、计划报告及上级批复

永久

5

关于校内机构设置、变化的文件材料

永久

6

有关人员编制计划方案的请示、报告及教委下达编制指标的文件

永久

7

人事、劳动工资统计报表

永久

8

本部门职责、岗位责任制、机构沿革的材料

长期

二、干部任免、奖惩、培训

9

人事处权限内的干部任免文件及名册

永久

10

表彰和奖励先进集体、先进教职工的材料

长期

11

处分教职工的材料和复查、撤销处分的材料

长期

12

历年全校教职工名册

永久

13

调入人员的批件、报到介绍信、工资转移介绍信

长期

三、人员录用与调动

14

录用博士、硕士、本科、大、中专毕业生名单及材料

长期

15

本校招收全民合同工审批材料

长期

16

上级机关分配给本校的博士后出站人员和回国留学生的材料

长期

17

校人才交流中心的人员调配材料

长期

18

合同制职工的合同、解除合同报告、决定、通知等有关材料

长期

19

教职工辞职、申请自费留学的报告、批复及有关材料

长期

20

本校教职工退职有关规定、名单及材料

长期

21

本校对教职工出国学习探亲逾期不归者处理的规定、名单

长期

四、职称职级晋升

23

上级和本校有关“教师及其他系列专业技术人员、行政人员职务评审、晋升”的文件、规定，重要会议记录、校领导的批示、工作总结、统计材料

长期

24

教师和其他系列专业技术人员的职务评审晋升的审批表

长期

25

行政人员晋升行政职级审批表

长期

26

聘任工人技师、高级技师的文件及人员晋升名单、申报表等

长期

27

我校聘任兼职教授的记录及有关材料

长期

28

我校教授被外单位聘任为兼职教授的有关函件

长期

29

各类职称晋升工作总结、情况统计等

长期

五、工资与福利

30

上级机关有关调整工资的文件与本校的规定及升级人员汇总表、调资工作总结

长期

31

晋升职务、职称调资人员汇总表，录用人员起薪通知单

长期

32

本校享受特殊津贴人员名单及有关申报审批材料

长期

33

教职工离、退休、出国、死亡停薪通知单

长期

34

教职工调出人员工资转移介绍信存根

长期

35

各类人员转正定级名单及有关材料

长期

36

教职工福利、困难补助(包括遗属补助)等工作规定及申报表

长期

37

教职工丧葬费、抚恤金登记本

长期

38

教育事业单位因公致残审批材料

(1)批准工伤名单

长期

(2)工伤审批材料（如单位报告、医院诊断、证明材料、学校审批意见等）

长期

六、因公(私)出国(境)人员管理（分类号WS12）

41

上级对出国(境)人员的有关规定、通知等材料

长期

42

本校教职工公费、自费出国留学、访问、探亲的规定、报告、申请协议书及批复等材料

长期

43

出国留学人员情况调查表及情况汇报等材料

长期

44

出国留学、访问、探亲人员延期回国的报告、批复及有关材料

长期

江西农业大学部门文件材料归档范围及保管期限表

保卫处

分类号

序号

归档范围

保管期限

XZ14

一 综 合

1

上级有关公安保卫工作文件及本校公安保卫规章制度

长期

3

向上级机关或学校领导的请示、报告及批复

长期

4

全校保卫工作会议记录；政保、户政工作材料

长期

5

本校保卫工作计划、总结、报告、批复、年统计报表

永久

6

本校师生员工案件的侦察、调查、处分结论材料及上级的批复(保卫处存)

长期

7

本校师生员工案件的平反、复查处理结论及上级批复

长期

8

全校保卫系统表彰先进的材料

长期

9

本部门工作职责、岗位责任制、机构沿革的材料

长期

二 消 防 工 作

10

上级关于消防、安全工作的文件

长期

11

本校召开全校防火工作会议、消防工作年终验收、评比工作及宣传咨询等重大活动形成的材料

长期

12

校防火重点部位档案和重点地区、重点单位消防档案

长期

13

全校防火工作记录、对重大隐患解决方案、落实情况及安全措施；学校安全防火的规章制度

长期

14

本校安全防火工作计划、总结、请示、报告、规定等材料，全校防火工作先进单位及先进个人的材料

长期

江西农业大学部门文件材料归档范围及保管期限表

后勤管理处

分类号

序号

归档范围

保管期限

XZ15

1

上级、本校关于后勤工作的规定、办法、通知、职责及承包合同

长期

2

后勤党总支工作形成文件材料

长期

3

后勤工作计划、总结、大事记、重要会议记录、各类统计资料

长期

4

与后勤服务集团签订有关协议

长期

5

后勤工作表彰及申报材料

长期

6

有关房改方案、实施办法及修订、补充材料

长期

7

出售公有住宅的有关材料

永久

9

参加上级后勤管理工作会议带回的文件材料

短期

7

本部门工作职责、岗位责任制、机构沿革的材料

长期

江西农业大学部门文件材料归档范围及保管期限表

后勤集团

分类号

序号

归档范围

保管期限

XZ15

1

上级、本校关于后勤集团工作的办法、通知、规定等

长期

2

后勤集团工作计划、总结、大事记、重要会议记录、各类统计资料

3

后勤集团工作规章制度

长期

4

后勤集团内部干部聘任的文件材料

短期

5

集团内部工作请示、报告及批复

短期

6

各服务（管理）中心形成的文件

长期

7

本部门工作职责、岗位责任制、机构沿革的材料

长期

JJ12

招标工程

1

维修工程准备阶段文件

长期

2

本校年度维修项目计划及完成情况表

长期

(1) 本校维修项目计划、批复

永久

(2)施工招标文件材料

永久

(3)施工承包合同

永久

(4)材料、设备配件采购合同

长期

(5)总体规划

永久

(6)维修项目预算

长期

3

施工阶段

(1)开工报告

短期

(2)维修施工计划、方案、技术措施

长期

(3)图纸会审纪要

短期

(4)原材料及构件厂证明、质量鉴定

长期

(5)施工日志

长期

(6)施工试验记录

永久

(7)维修项目竣工报告

永久

4

维修项目改建图

(1)水、电线路改建图

永久

(2)结构改建图

永久

非招标工程

1

水、电线路改变较大的施工图

永久

江西农业大学部门文件材料归档范围及保管期限表

图书馆

分类

序号

归档范围

保管期限

XZ16

1

上级、本校关于图书馆工作的规定、通知、职责、制度

长期

2

图书馆工作规划、计划、总结、报告、规章制度

长期

3

大事记、会议记录

长期

4

图书馆内部机构设置、编制、干部任免、奖惩材料

长期

5

馆内人员专业技术聘任等材料

长期

6

本馆概况及业务工作形成的材料

长期

7

本馆各部工作计划、总结及业务评估材料

长期

8

有关书刊处理、调拨、销毁等请示、批复及清册

长期

9

国内外书刊的订购计划报告、批复及实施情况

长期

10

本馆年度统计报表

长期

11

本部门工作职责、岗位责任制、机构沿革的材料

长期

江西农业大学部门文件材料归档范围及保管期限表

档案馆

分类号

序号

归档范围

保管期限

XZ16

1

上级关于档案工作的文件

长期

2

本校档案工作规章制度

长期

3

档案工作计划、报告、总结

长期

4

档案工作统计报表

永久

5

分管档案领导及兼职档案员名单

短期

6

档案管理考评定级的报告等材料及结论

长期

7

本部门工作职责、岗位责任制、机构沿革的材料

长期

江西农业大学部门文件材料归档范围及保管期限表

校园管理处

分类号

序号

归档范围

保管期限

XZ17

1

上级关于校园管理工作的文件

（1） 针对本校的

长期

（2） 专指高校的

短期

2

校园绿化有关文件材料

短期

3

工作会议记录、纪要

短期

4

校园管理、爱国卫生工作计划、规定、总结、通知等文件

长期

5

校园环境评价材料

长期

6

校园管理工作会议记录、纪要

短期

7

本部门工作职责、岗位责任制、机构沿革的材料

长期

江西农业大学部门文件材料归档范围及保管期限表

校医院

分类号

序号

归档范围

保管期限

XZ18

1

上级关于公费医疗、公医管理方面的文件

长期

2

校医院管理的各项规章制度、规定、办法、机构设置

长期

3

本校公费医疗、保健工作计划、总结、规定、通知等

长期

4

校医院年度统计报表

长期

5

校医院与外单位签定的合用、协议

长期

6

义务鲜血工作计划、总结、名单

短期

7

校医院工作会议记录、纪要

短期

8

本部门工作职责、岗位责任制、机构沿革的材料

长期

江西农业大学部门文件材料归档范围及保管期限表

教务处

分类号

序号

归档范围

保管期限

JX11综合

1

上级下达的有关教学工作的文件材料

长期

2

教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的指示、规定、办法

3

学校规划、实施计划、有关教学的规章制度、会议记录、调研报告、简报、总结

永久

4

教学检查、评估和各级优秀教学质量评奖材料

永久

5

省级以上优秀教学成果奖励评定办法、申报材料、表彰决定、名单及证书

长期

6

本校教学研究、教学改革成果奖励办法、获奖名单

长期

7

本校教学工作统计报表

永久

9

统计报表

永久

10

本校与各办学点、实习基地签订的联合办学合同、协议书

永久

11

会议记录、纪要

长期

12

各种教学及管理会议材料

长期

13

教学督导工作文件材料

长期

14

电化教学工作文件材料

长期

15

其他有保存价值的材料

短期

16

本部门工作职责、岗位责任制、机构沿革的材料

长期

JX12学科建设

1

上级有关本、专科教育学科、专业设置的文件材料

长期

2

学科、专业论证、评估、申报、审批、总结材料

永久

3

重点学科、专业建设材料

永久

X14学籍管理

1

学生学籍表及电子注册数据软盘或光盘

永久

2

学生成绩总册

永久

3

在校学生名册

长期

4

学生学籍变更材料（升级、留级、休学、复学、转学、退学）

5

学生奖励材料

6

学生处分材料

JX15课堂教学与教学实践

1

各专业教学计划、教学大纲及学校有关文件

永久

2

课程建设要求及安排、校历、课表、开课统计表

长期

3

各学院（系）、科、专业课程试题库

长期

4

典型教案、重要备课记录

长期

5

教学实习、生产实习计划、总结及有关材料

短期

6

社会调查、计划、总结及有关材料

短期

JX16学位

3

上级有关学位工作文件材料

长期

4

本校学位评定条例、办法及计划、总结

长期

5

学位委员会会议记录、决定、评估材料

长期

6

学位委员会授予各层次学位清册、学位授权点审批材料

永久

7

本科生优秀学士学位论文（每专业移交2人的到档案馆）

长期

JX17毕业

1

本、专科毕业生名册

永久

2

毕业证、学位证、结业证存根领取签收册

长期

JX18教材

1

计划内统编、主编、自编教材

长期

2

各专业使用教材目录

长期

3

计划内统编、主编、自编教学指导、实习指导

长期

4

其他有保存价值的自编参考资料

短期

JX19师资培训

1

师资培训、管理工作计划、规定、总结

永久

2

教师进修计划、安排、总结

长期

3

教师工作量的规定、执行情况

长期

4

教师业务考核材料

长期

附录：存院、系教学类档案

本科生毕业论文及评审意见

长期

课堂教学材料、课堂进度表

短期

教师任课安排、教案

长期

优秀实习报告

短期

本专业教学检查、调查材料及总结

短期

江西农业大学部门文件材料归档范围及保管期限表

高等教育研究所

分类号

序号

归档范围

保管期限

JX11

1

上级、本校关于高教工作的指示、规定、通知、职责办法、规定等

长期

2

本所工作计划、总结、报告等

长期

3

对本校有关学科（专业）及课程开设研讨、论证等文件材料

长期

4

大事记、重要会议记录

长期

5

本校教育科学研究工作文件材料

长期

6

高校召开教育研讨会形成的文件材料

短期

7

上级、本校有关教学评估形成的文件材料

长期

8

为学校重大问题提出决策的备选方案

长期

11

本部门工作职责、岗位责任制、机构沿革的材料

长期

江西农业大学部门文件材料归档范围及保管期限表

研究生处

分类号

序号

归档范围

保管期限

JX11综合

1

上级、本校针对本校需要长期贯彻执行的研究生教育工作的办法、规定等

永久

2

本校研究生教育规章制度

长期

3

本校研究生教育发展规划、实施计划、总结、调研报告、统计报表

永久

4

本院工作计划、总结、大事记、重要会议记录

长期

5

本校与外单位签订的联合培养研究生的合同、协议书

永久

6

研究生教育教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的规定、办法

永久

7

研究生教育检查、评估材料

长期

8

研究生教育表彰及申报材料

长期

9

研究生开学典礼、毕业典礼大会材料

长期

10

研究生教材建设方面文件材料

长期

11

本部门工作职责、岗位责任制、机构沿革的材料

长期

JX12学科建设

1

培养博士、硕士学科、专业设置、论证、评估、申报、审批材料

永久

2

博、硕士点评估申报工作材料

永久

3

博、硕士生导师遴选、聘任材料

永久

4

重点学科建设材料

永久

JX13招生

1

上级有关招收研究生招生工作的文件材料

长期

2

本校招收博士、硕士、研究生班的计划、规定、报告、招生目录、录取名单等新生录取工作材料及数据软盘或光盘

永久

3

委培、定向、自费生计划、合同书、名单及公证书等

长期

4

招生工作宣传、招生工作总结

长期

5

招生考试工作中形成的文件材料

短期

X14学籍管理

1

学生学籍卡及电子注册数据软盘或光盘

永久

2

在校学生名册及统计表

永久

3

学籍变更材料(升级、留级、休学、复学、转学、退学)

长期

4

学生奖励材料(奖学金、优秀学生、先进班级等)

长期

5

学生处分材料

长期

JX15课堂教学与教学实践

1

研究生课堂教学与教学实践材料

长期

2

研究生各专业培养计划、教学大纲

永久

3

课程建设要求及安排、课程表

长期

4

各专业课程试题库

长期

5

教学实习、生产实习计划、总结及有关材料

短期

5

社会调查、社会实践计划、总结及有关材料

短期

JX16学位

1

上级机关有关学位工作的文件材料

长期

2

上级召开“学位工作会议”上本校发言材料

长期

3

本校硕士、博士学位评定条例及工作计划、总结

长期

4

校学位评定委员会的成员名单与会议记要、决定

长期

5

学位委员会授予硕士、博士（包括在职）学位的人员清册；授予学位证书号码存根

永久

6

授予硕士学位、博士学位评阅、审批材料

长期

7

补发学位证书材料，《研究生论文摘要汇编》

长期

8

学位论文（包括论文软件）及其学位评审材料

长期

JX17毕业生

1

毕业生名册及就业派遣审批名册

永久

JX18教材

1

本校教职工主编教材（正式出版）

长期

2

各专业使用教材目录

长期

SX11

1

毕业生合影照

长期

江西农业大学部门文件材料归档范围及保管期限表

招生就业处

分类号

序号

归档范围

保管期限

JX11

一、综合

1

处务会议纪要、工作计划、总结；获部（省）级以上奖励的申报材料与上级批复

长期

2

部门工作职责、岗位责任制、机构沿革材料

长期

JX13

二、招生

3

上级有关本、专科招生工作的文件材料，本校编报的招生计划、重要报告与上级批复

长期

4

本校各专业招生简章、专业介绍及专业目录汇编

长期

5

本校就招生工作的请示、报告及上级机关的批复、意见

长期

6

全校招生工作的会议纪要、决议

长期

7

录取新生名册(原始、按生源省市、按专业)

永久

JX17

三、毕 业 生

9

上级有关就业工作文件材料，本校毕业生就业的请示、重要报告及上级批复

长期

10

全校毕业生就业工作会议纪要、决议

长期

11

毕业生就业供需统计、合同等材料，就业方案（名册）及就业材料

永久

12

毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料

长期

江西农业大学部门文件材料归档范围及保管期限表

体育部(武装部)

分类号

序号

归档范围

保管期限

JX11教学综合

1

上级有关体育工作的文件 （针对本校的）

长期

2

本校体育工作计划、总结、报告

长期

3

校运动会材料及获奖队员名单

长期

4

参加校外各类重大体育比赛的获奖队员名单、集体奖状、奖杯

长期

5

本校体育工作规章制度

长期

6

学生体质调查与分析汇总材料

长期

7

学生体育锻炼达标情况及汇总表

长期

8

体育科研计划、总结及科研成果材料

长期

9

军事课教学计划、总结

长期

10

学生军训工作计划、大纲、总结、成绩评分办法

长期

11

上级有关军训工作的文件

长期

12

本部门工作职责、岗位责任制、机构沿革的材料

长期

XZ14武装

1

上级有关武装工作的文件

长期

2

武装部工作计划、总结、各项规章制度、枪械、弹药库房管理办法

长期

3

复员、转业、退伍军人、军烈属名册和登记表

长期

4

武装部会议记录、纪要

长期

5

自编军事课讲义或有特色的讲稿

长期

江西农业大学部门文件材料归档范围及保管期限表

成人教育学院

分类号

序号

归档范围

保管期限

JX11教学综合

1

上级有关成人教育的文件

长期

2

本校有关继续教育的规定、制度

长期

3

本院教育工作计划、总结、统计报表

永久

4

本院招生计划、简章、总结

长期

5

本院与外单位签定的各种合同、协议

长期

6

关于本院教育教学检查、评估的通知、自评报告、评估结论

永或长

7

本院学生奖惩材料

长期

8

本院学生学籍管理及异动情况

长期

9

继续教育学院编印的刊物

长期

JX13招生

1

本院录取各类学生的录取名册

长期

JX14学籍

1

本院学生(大专、本科)学籍表、成绩单

永久

JX16学位

1

本院本科学生优秀毕业论文、学位名册、学位证书样本（复印件）

长期

JX17毕业

1

毕业生名单、毕业证书签领册

永久

2

毕业生质量跟踪调查及信息反馈材料

长期

2

毕业生质量跟踪调查及信息反馈材料

长期

JX18教材

1

本校教职工主编教材（正式出版）

长期

2

各专业使用教材目录

长期

3

其它有保存价值的自编参考资料

短期

JX19非学历教育

1

学院举办的各类大专水准及其以上非学历教育的计划、办班审批表、学员名册、成绩单、发放结业证书审批表

长期

SX12

1

毕业班照片（附对应姓名）

永久

2

继续教育学院重要活动照片

长期

江西农业大学部门文件材料归档范围及保管期限表

科研处

分类号

序号

归档范围

保管期限

KY11综合

1

上级与本校科研行政管理文件材料及各种统计报表

长期

2

科研计划管理文件材料

永久

3

科研成果管理文件材料

长期

4

科研经费管理文件材料

长期

5

申报科学基金及有关批复

长期

6

学会工作（学术活动）材料

短期

7

本部门工作职责、岗位责任制、机构沿革的材料

长期

KY12-1科研准备阶段

1

开题报告与课题调研论证材料

长期

2

任务书、合同、协议书

永久

3

课题研究计划、设计

长期

4

计划执行情况、计划调整或撤消报告

短期

5

课题投资和预决算材料

短期

KY12-2研究试验阶段

1

实验、测试、观测、调查、考察的各种原始记录（含关键配方、工艺流程及综合分析材料）

永久

2

数据处理材料：包括计算机处理材料（如程序设计说明、框图、计算结果）

永久

3

设计的文字说明和图纸（底图、蓝图、机械设计图、电子线路图等

永久

4

研究工作阶段小结、年度报告

长期

5

配套的照片、底片、录音带、录象带、幻灯片影片拷贝等、

永久

6

样品、标本等实物的目录

永久

KY12-3总结鉴定阶段

1

研究报告、研制报告

永久

2

论文专著

永久

3

工艺技术报告

永久

4

技术诀窍报告

永久

5

专家评审意见

永久

6

鉴定会材料（鉴定代表名单、会议记录、鉴定意见）

长期

7

鉴定证书

永久

8

推广应用意见

长期

9

课题工作总结

长期

KY12-4申报奖励阶段

1

科研成果登记表

永久

2

科研成果报告表

永久

3

科研成果奖励申报与审批材料

永久

4

科研成果获奖材料（奖状、奖章、证书）原件或影印件

永久

5

专利申请书或证书原件或影印件

永久

KY12-5推广应用阶段

1

转让合同、协议书

永久

2

生产定型鉴定材料

永久

3

成果被引用或投产后反馈意见

短期

4

推广应用方案及实施情况

长期

5

扩大试生产的设计文件、工艺文件

长期

6

成果宣传报道材料

短期

7

对外学术交流材料

长期

江西农业大学部门文件材料归档范围及保管期限表

产业处

分类号

序号

归档范围

保管期限

CP11产品综合

1

上级关于校办产业的文件材料

长期

2

校办产业管理的规章制度

长期

3

校办产业工作计划、报告、总结

永久

4

关于成立公司、校办厂的请示、批复、章程及企业法人营业执照（复印件）

永久

5

产业处与有关单位签订的合同协议

长期

6

产业处部任免下属单位干部的通知

长期

7

产业管理的统计报表

永久

8

本部门工作职责、岗位责任制、机构沿革的材料

长期

CP12产品项目（销售）

1

产品用户清册

长期

2

产品销售合同、协议书、重要洽谈会会议记录

长期

3

用户反馈的产品技术文件材料

长期

4

产品说明书、宣传品、广告样板

短期

5

产品用户交验协议

短期

CP12（计划）

1

任务书、调查材料、方案论证材料、技术协议与委托书、发展建议书、上级指示批文

长期

CP12（研制）

1

总体方案设计材料

长期

2

全套设计定型图纸

长期

3

技术设计说明书、计算手稿、实验数据和实验记录及分析报告

长期

4

通用件、标准件、外购件、外协件明细表、图样目录

长期

5

阶段技术总结、产品设计工作总结、设计定型报告及批复

长期

6

产品说明书、技术条件、标准、产品证明书等

长期

CP12（鉴定）

1

试验大纲、试验记录及试验工作总结

长期

2

鉴定大纲、产品鉴定证书、产品说明书、产品合格证

长期

3

实验规程和记录、样机底片、照片等

长期

4

获奖材料、专利材料

长期

5

论文、专著

长期

CP12（生产）

1

生产任务书及上级有关指示文件、生产方案计划

长期

2

全套工艺定型图纸、技术条件说明书

长期

3

工艺说明书、工艺规程、工艺路线、工艺实验记录、分析和鉴定材料等全部工艺文件材料

长期

4

材料定额和代用单、工时定额

短期

5

生产定型报告及批复

长期

6

重大质量事故分析、重要联席会议记要

长期

7

各种更改单及技术通知单

长期

8

生产工作总结报告、技术工作总结报告

长期

江西农业大学部门文件材料归档范围及保管期限表

农业科技园

分类号

序号

归档范围

保管期限

CP11综合

1

上级关于科技园管理的文件材料

长期

2

有关科技园管理的规章制度

长期

3

科技园工作计划、报告、总结

永久

4

关于入园公司、企业的申报、审批材料及法人营业执照（复印件）

永久

5

与有关单位签定的合同、协议

长期

6

科技园管理的统计报表

永久

7

科技园会议记录、纪要

长期

8

本部门工作职责、岗位责任制、机构沿革的材料

长期

CP12产品项目

科技园产品项目的归档范围与产业处的CP12相同

KY12科研项目

科技园科研项目的归档范围与科研处的有关项目相同

江西农业大学部门文件材料归档范围及保管期限表

财务处（含财务二级单位）

分类号

序号

归档范围

保管期限

CK11综合

1

上级有关财务会计工作的文件材料

永久

2

本校财务管理规定、计划、总结、请示、批复等文件

长期

3

学校基金管理工作文件

短期

4

有关财务管理方面的其他文件材料

短期

5

会计移交清册

长期

6

财会档案移交保管清册

永久

7

财会档案销毁注册

长期

8

会计证申请及批复

长期

9

世行贷款有关材料

永久

10

会议记录

长期

11

本部门工作职责、岗位责任制、机构沿革的材料

长期

CK12会计报表

1

决算报表（含基建综合决算）

永久

2

预算会计报表

短期

3

年度以上规划表、分配计划、测算表

长期

4

年度以上各种统计报表（含工资报表）

长期

5

季度以下各种计划、统计报表

短期

CK13会计帐簿

1

涉及外事会计帐簿

永久

2

总帐

长期

3

预算内帐簿（含明细帐、分户或登记帐）

短期

4

预算外帐簿（含明细帐、分户或登记帐）

短期

5

学校专项基金帐簿

短期

6

日记帐（包括银行对帐单等）

长期

7

固定资产明细帐（卡片）

短期

8

（固定资产报废清理后保管五年）

CK14会计凭证

1

涉及外事的会计凭证

永久

2

预算内各种原始凭证、记帐凭证

短期

3

预算外各种原始凭证、记帐凭证

短期

4

学校基金各种原始凭证、记帐凭证

短期

5

银行存款余额调节表

短期

6

会计拨款凭证及其他会计凭证

短期

7

银行对外帐单

短期

8

涉及债权、债务及未清理完毕的凭证

长期

CK15工资清册

1

工资发停名册、卡片

永久

2

工资转移、证明、通知存根

长期

3

各种奖金、奖学金、贷学金、助学金、名册、卡片等

短期

江西农业大学部门文件材料归档范围及保管期限表

设备处

分类号

序号

归档范围

保管期限

SB11

一、综合管理 （分类号SB）

1

上级有关仪器、设备管理的规定、通知及本校需要贯彻 执行的文件，本校仪器、设备管理的规章制度

长期

2

处工作计划、总结、处务会纪要；固定资产帐（打印件）

长期

3

本校贵重仪器、设备购置计划、报告及经费分配方案

长期

4

本校仪器、设备移交清册及设备仪器报废调拨报告和批复

长期

5

本校有关仪器、设备业务工作的综合性统计材料

长期

6

国外捐赠我校进口仪器设备的有关材料（函、清单、报告及批复等）

长期

7

全校固定资产年度统计表

永久

8

世界银行贷款项目、设备审核报告、上报及批复材料

长期

9

本校物资管理工作的有关规定、制度、计划、总结

长期

10

有关统配物资、固定物资、专控物资管理方面的材料

长期

11

处内机构设置、变更、人员名单等

长期

12

申购报告、论证报告及上级有关领导批复

长期

13

定购合同（复印件）和会谈纪要

长期

14

进口设备过程中有关的技术商务文件

长期

15

本部门工作职责、岗位责任制、机构沿革的材料

长期

SB12

二、仪器设备项目（5万元以上）（分类号SB）

15

开箱记录及装箱单

长期（档案馆 对设备仪器档案实行目录管理）

16

安装、调试记录和双方签字移交文件。保修单

17

验收报告及文件材料

18

索赔来往函件及结果文件

19

设备说明书及全套随机文件材料（与设备共存）

20

使用、检修、故障事故记录 （与设备共存）

21

重大事故的调查分析及处理意见（与设备共存）

22

技术改造和开发过程中形成的技术文件（与设备共存）

SB13

三、实验室管理 （分类号SB）

23

上级有关实验室工作的规章制度、办法等

长期

24

有关实验室工作的重要请示报告及批复

长期

25

实验室综合情况统计报表

永久

26

全校实验室工作会议文件材料

长期

27

实验室工作计划、总结及综合性报道材料

长期

28

实验室建制与评估工作中形成的重要材料

永久

29

实验室建设的有关评比表彰材料

长期

江西农业大学部门文件材料归档范围及保管期限表

校园建设指挥办公室

分类号

序号

归档范围

保管期限

JJ-11综合

1

上级关于基建工作的文件

长期

2

基建工作规章制度

长期

3

基建工作计划、总结、简报

长期

4

基建工作总体规划

永久

5

基建工作年度（季度）总结、统计报表

永久

6

基建工程财务预、决算

长期

7

全校性总体规划、设计总平面图

永久

8

水、电、气管道分布图

永久

9

地质勘探、地形测量材料

永久

10

本部门工作职责、岗位责任制、机构沿革的材料

长期

JJ12-1可行性研究

1

项目建议书及上级批复

永久

2

可行性研究报告

永久

3

项目评估

永久

4

环境预测、调查报告

永久

5

设计任务书及计划任务书

永久

JJ12-2设计基础

1

工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验实验报告、重要土、岩样及说明

永久

2

地形、地貌控制点建筑物、构筑物及重要设备及安装测量定位、观测记录

永久

3

水文、气象、地震等其它设计基础材料

永久

JJ12-3设计文件

1

初步设计

永久

2

技术设计

永久

3

施工图设计

短期

4

技术秘密材料、专利文件

永久

5

设计计算书

长期

6

关键技术实验

永久

7

总体规划设计

永久

8

设计评价、鉴定及审批

长期

JJ12-4工程管理文件

1

征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书

永久

2

承包合同、协议书、招标、投标、租赁文件

永久

3

施工执照

永久

4

环保三同时、消防、卫生等条件，水、电、暖供应协议书

永久

5

产权证书

永久

JJ12-5施工

1

土地施工文件

（1）开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸会审纪要

短期

（2）施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术措施、施工安全措施、施工工艺

长期

（3）原材料及构件出厂证明、质量鉴定

长期

（4）建筑材料实施报告

长期

（5）设计变更、工程更改洽商、材料仿用核定审批

永久

（6）土建施工定位测量地质勘探

永久

（7）土、岩实验报告、基础处理、基础工程施工图

永久

（8）隐蔽工程验收记录

永久

（9）工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录、事故处理报告

永久

（10）分项、分单位工程抽量检查、评定

长期

（11）交工验收记录证明

长期

（12）竣工报告、竣工验收报告

永久

2

设备及管线安装施工文件

（1）开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸会审纪要

短期

（2）设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批

长期

（3）焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录

长期

（4）隐蔽工程检查验收记录

长期

（5）强度、密闭性试验报告

长期

（6）设备测试记录

短期

（7）施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告

长期

（8）系统测试、实验记录

长期

（9）管线清洗、通水、清毒记录

短期

（10）管线标高位置、坡度测量记录

长期

（11）中间交工验收记录证明、工程质量评定

长期

（12）竣工报告、竣工验收报告

长期

3

电气、仪表安装施工文件

短期

（1）开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸会审

短期

（2）设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批

长期

（3）调试、整定记录

长期

（4）性能测试和校核

长期

（5）施工安装记录、质量检查评定、事故处理报告

长期

（6）操作、联动实验

短期

（7）电气装置交接记录

短期

（8）中间交工验收记录、工程质量评定

长期

（9）竣工报告、竣工验收报告

长期

JJ12-6竣工验收

1

竣工验收报告

永久

2

全部竣工图纸

永久

3

质量评审材料

永久

4

工程现场声像材料

永久

5

竣工验收会议决议文件

永久

JJ12-7基建财务、器材管理

1

财务计划、年度计划

短期

2

工程概算、预算、决算

永久

3

主要材料消耗、器材管理

短期

4

交付使用的固定资产

永久

JJ12-8生产技术准备、试生产

1

技术准备计划

短期

2

试生产管理、技术责任制

长期

3

试车方案、产品技术参数、性能、图纸

短期

4

设备试车、验收、运转、维护记录

长期

5

安全操作规程、事故分析报告

长期

6

技术培训材料

短期

7

工业卫生、劳动保护材料

长期

江西农业大学部门文件材料归档范围及保管期限表

国际交流处

分类号

序号

归档范围

保管期限

WS11

1

上级关于外事工作的文件

长期

①

针对本校需要长期贯彻执行的办法、规定等

②

其余文件

2

本校外事工作规章制度

长期

3

外事工作计划、总结、重要会议记录、大事记

长期

4

外事工作统计报表

永久

5

外事工作表彰及申报材料

长期

6

港澳台办公室形成的文件材料

长期

7

参加上级外事工作会议带回的文件材料

长期

8

本部门发文的电子版

短期

9

本部门工作职责、岗位责任制、机构沿革的材料

长期

WS12

12

出国（境）文件材料

长期

13

组团出访的工作计划、总结、签订的协议书、意向书、备忘录

长期

WS13

14

外籍人士来校工作的文件材料

永久

WS14

15

国际合作与会议材料

永久

WS15

16

外国留学生工作文件材料

永久

17

本校接受政府奖学金外国留学生的请求、批复

永久

18

外国留学生录取审批材料

永久

19

留学生学籍卡

永久

20

留学生名册

永久

21

教学计划、大纲

长期

22

留学生工作其他材料

长期

江西农业大学部门文件材料归档范围及保管期限表

学报编辑部

分类号

序号

归档范围

保管期限

CB11

综合档案

1

上级有关编辑出版工作的文件

长期

2

本校编辑出版工作规划、计划、报告、总结、简报和重要会议记录

永久

3

本校编辑出版工作规章制度、统计报表

永久

4

出版请示及批复

长期

5

获奖材料

长期

6

学报编辑部工作总结

长期

7

本校编辑出版部门管理形成的文件材料

短期

8

本部门工作职责、岗位责任制、机构沿革的材料

长期

CB12

出版物档案

1

《江西农业大学学报》样书

永久

江西农业大学部门文件材料归档范围及保管期限表

各院（系）、所、中心

分类号

序号

归档范围

保管期限

一、党建工作

DQ11党群综合

1

分党委（总支、直属支部）工作计划、总结、重要报告、经验介绍、调查材料

长期

2

分党委（总支、直属支部）重要会议记录(本单位存)

长期

3

分党委（总支、直属支部）党建工作及有关材料(本单位存)

长期

二、行政工作

XZ11行政综合

1

上级有关本院系的来文

长期

2

院（系）、所、中心工作计划、总结、请示与批复

长期

3

院（系）、所、中心自办的内部刊物、简报

长期

4

院（系）、所、中心与外单位签定的合同、协议及协作材料

长期

5

院（系）、所、中心统计年报及重要资料（小年鉴）

长期

6

院（系）、所、中心开展各种学术活动的文件资料

长期

7

院（系）、所、中心行政（及董事会）会议记录、纪要

长期

8

本部门工作职责、岗位责任制、机构沿革的材料

长期

三、教学工作

JX14教学学籍

1

本、专科毕业生个人学习成绩表

永久

2

本、专科毕业生学习成绩教师登分表 (本单位存)

短期

JX15课堂教学与教学实践

1

本、专科各专业期末考试试题（样张）（按专业、按届组卷）

长期

2

课堂教学材料、课程进度表(本单位存)

短期

3

教师任课安排、教案 (本单位存)

长期

4

本专业教学检查、调查材料及总结(本单位存)

短期

5

优秀实习报告(本单位存)

短期

6

教师工作量核算、登记材料 (本单位存)

短期

JX16学位

1

本科生毕业论文及评审意见 (本单位存)

长期

2

本科毕业生优秀毕业设计、论文（每专业移交2人的到档案馆）

长期

SX11

1

毕业生合影照

长期