第一章总则
第一条为进一步做好全校机关公文处理工作，使之规范化、制度化、科学化，根据江西省人民政府修订的《江西省国家行政机关公文处理办法》（赣府发[2000]42号），及省委办公厅修订的《江西省党的机关公文处理细则》（赣办发[2000]21号），结合我校实际，制定本细则。
第二条公文是各级机关在实行管理、实施领导、处理公务过程中所形成的具有法定效力规范体式的公务文书，是传达和贯彻党和国家的方针、政策，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。
第三条党委办公室、校长办公室是全校公文处理管理机构，主管并负责指导学校各级机关的公文处理工作。秘书科负责公文处理具体工作。
第四条学校各级机关要发扬深入实际、联系群众、调查研究、实事求是和认真负责的工作作风，切实克服官僚主义、形式主义和文牍主义，逐步改善办公手段，努力提高公文处理工作的效率和质量。行文做到少而精，注重效用。
第五条公文处理必须做到及时、准确、安全。学校公文由党委办公室、校长办公室统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁。
第六条机关的公文处理工作，应遵循"党政分开"的原则，行政部门的公文不得对党组织作指示、交任务。
第七条在公文处理工作中，必须严格执行国家法律、法规和有关保密规定，确保国家秘密安全。
第二章公文种类
第八条常用的公文种类有：
（一）决定
适用于对重要事项或重大行动做出安排。
（二）公告、通告
"公告"适用于宣布重要事项或者法定事项。"通告"适用于在一定范围内公布应遵守或周知的事项。
（三）意见
用于对重要问题提出见解和处理办法。
（三）通知
适用于转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文；批转下级机关的公文；发布规定、办法、细则、规则等；印发会议纪要、工作计划、工作意见或建议等；传达要求下级机关办理和需要周知或共同执行的事项；任免和聘用干部。
（四）通报
适用于表彰先进、批评错误，传达重要精神或情况。
（五）报告
适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级机关的询问。
（六）请示
适用于向上级机关请求指示或批准。
（七）批复
适用于答复下级机关的请示事项。
（八）函
适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批等。
（九）会议纪要
适用于记载和传达会议情况及议定事项，并要求有关单位共同遵守和执行。
第三章公文格式
第九条公文一般由密级、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、附注、主题词、抄送（报）机关、印发机关、印制时间、印制份数等部分组成。
（一）公文眉首：公文眉首部分约占首页的三分之一；上报公文眉首部分约占二分之一。
（二）发文机关标识应使用发文机关全称或规范的简称，推荐使用小标宋体字，用红色标识；联合行文，主办机关应排列在前。
（三）秘密公文，应在首页右上角分别标明"绝密"、"机密"、"秘密"，"绝密"和"机密"公文应在首页左上角标明份数序号。
（四）紧急文件，应分别标明"特急"、"急件"；紧急电报应分别标明"特急"、"加急"、"平急"。标注位置与密级标注位置相同，有密级的，则标注在"密级"上面。
（五）发文字号，包括机关代字、文种代字、年份、序号。发文字号中，年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号括入；序号不编虚位，不加"第"字。
联合行文，使用主办机关发文字号。
发文字号位置，上行文的发文字号位于发文机关标识与横线之间左侧排列，其他公文发文字号位于发文机关标识与横线之间居中排列。
（六）上行文应当注明签发人姓名，标在公文首页发文机关标识与横线之间右侧。其中"请示"应当在附注处注明联系人姓名和电话。
（七）公文标题，应准确简要地概括公文的主要内容，并准确标明公文种类。公文标题一般应标明发文机关。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
（八）主送机关，除"公告"、"通告"外，正式公文一般应标明主送机关。主送机关一般置于标题之下、正文之上，左端顶格排列。有些不便于在首页列出主送机关的公文（如会议纪要等），主送机关可置于公文主题词之下，抄送（抄报）机关之上，主送、抄送（抄报）机关一律用全称或规范的简称。
（九）公文如有附件，应在正文之下，成文时间之上注明附件的顺序和名称。附件和主件应装订在一起，如不能装订在一起的，应在附件的首页左上角注明主件的发文字号和附件的顺序号。
（十）成文时间，以领导人签发的日期为准。联合行文，以最后签发日期为准。电报以发出日期为准。
（十一）当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识"此页无正文"的方法解决。
（十二）公文如有附注，居左空2字加圆括号标识在成文日期下一行。
（十三）公文除会议纪要外，应加盖印章。联合上报和下发的公文，各机关都应加盖印章。印章一般盖在成文日期处，上不压正文，下要骑年盖月。
（十四）主题词，置于抄送（抄报）栏之上，成文时间之下。"主题词"3个字用黑体。上报的公文，按照上级机关的主题词表标引主题词；校内公文，按学校下发的主题词表及其标引规划标引主题词。一份文件的标引，一般不超过5个主题词。
（十五）文字从左至右横写、横排。
（十六）公文的标题用2号小标宋体，正文用3号仿宋体。
第十条公文用纸标准为A4纸张，双面印刷，左侧装订。张贴的公文，根据实际需要确定用纸大小。
第四章行文规则
第十一条学校各级机关行文关系，应根据各自的隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文。特殊情况，必须越级请示时，应同时抄报被越过的上级机关。
第十二条学校各部门在职权范围内，可以相互行文，可以向下一级单位的有关业务部门行文，也可以根据学校的授权和有关规定，向下一级单位行文。属学校主管部门的业务，下一级单位应直接向主管部门行文；同级部门需要协商解决的问题应经协商一致后直接行文，经协商解决不了的问题，再向学校有关部门行文。
第十三条各部门的重要行文，应同时抄报学校。
第十四条部门之间对有关问题未经协商一致，又未经学校裁决的，不得各自向下行文。如擅自行文，学校有权责令纠正或撤销。
第十五条学校各部门可以联合行文。联合行文由主办机关和协办机关共同签发，由主办机关编号印发。
第十六条"请示"原则上应一文一事；一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应用抄送形式，但不得同时抄送下级机关。除领导直接交办的事项外，"请示"不得直接送领导者个人。
第十七条"报告"中不得夹带请示事项。
第十八条受校党委和校行政双重领导的部门的"请示"，应写明主送机关和抄报机关，由主送机关负责办理和答复。
第十九条凡是能通过当面协商、电话联系等方式解决的问题不要行文；学校发布的规章以及有关文件在校办网站及《江西农大报》等媒体上全文刊登的，应视为正式公文依照执行，可不再行文。同时，应印刷少量文本，供存档备查。
第二十条上报学校的各种规章、规定等送审稿为一式10份；须学校发文的300字以上的文件，必须同时用软盘或电子邮件方式传送学校办公室。
第五章公文办理
第二十一条公文办理分为收文和发文。收文办理一般包括传递、签收、登记、分办、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序；发文办理一般包括拟稿、审核、签发、缮印、校核、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。
第二十二条需要办理的公文，必须经过文秘部门登记、分办并及时提出拟办意见送分管领导人批示，或交有关部门办理。公文内容涉及几个部门的，要确定主办部门。紧急公文，要提出办理时限。
第二十三条承办部门应抓紧办理。不得延误、推诿。对不属于本部门职权范围或者不适宜由本部门办理的公文，应迅速退回交办的文秘部门并说明理由。
第二十四条凡涉及其他部门或单位的问题，主办机关应负责与有关部门或单位协商、会签。有关部门和单位应积极配合，及时将会签意见返回主办机关。上报的公文，如有关部门意见不一致，应如实反映。
第二十五条属于部门职权范围内的事项，应由部门自行发文或几个部门联合发文。须经学校审批的事项，经学校同意后，也可以由部门发文，文中可注明经学校同意。属于要求解决的具体问题，应按照部门职权范围直接送有关主管部门处理。
第二十六条办理过程中的公文，文秘部门要负责催办、查办。做到紧急公文跟踪催办、查办；重要公文重点催办、查办；一般公文定期催办、查办。对下发的重要公文，应及时了解和反馈执行情况。对逾期未办的公文，要查明情况，贻误工作造成损失的，要追究承办部门负责人和承办人的责任。
第二十七条草拟公文注意事项：
（一）符合国家的法律、法规，符合党和政府的方针、政策及有关规定。
（二）情况确实，观点明确，条理清楚，文字精炼，打印清晰，标点准确，篇幅力求简短。
（三）人名、地名、数字引用准确。引用公文应先引标题，后引发文字号。日期要写具体的年、月、日。
（四）结构层次序数，第一层为"一"，第二层为"（一）"，第三层为"1."，第四层为"（1）"。
（五）必须使用国家法定计量单位。
（六）用词用字准确、规范。使用简称，一般应先用全称，并注明简称。
第二十八条公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应使用阿拉伯数码。
第二十九条公文由本机关领导人签发。重要的或涉及面广的，必须由正职或者主持日常工作的副职领导人签发；经授权，有的公文可由办公室主任签发。
第三十条审批公文，主批人应明确签署意见，并写上姓名和审批时间。其他审批人圈阅，应视为同意。
第三十一条草拟、修改和签批公文，应按档案管理的要求，使用钢笔、毛笔或专用签字笔。不得在文稿装订线外书写。
第三十二条公文送领导人签发之前，应由党办校办进行审核。审核的重点是：是否需要行文，是否符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定，是否与有关部门、单位协商、会签，文字表述、文种使用、公文格式等是否符合本细则的规定。
第三十三条上报的公文，如不符合本细则第十一条、第十六条、第十七条、第二十四条的规定，上级机关的文秘部门可退回呈报单位。
第三十四条上级机关的秘密公文，除绝密和注明不准翻印的以外，经下级机关负责人或者办公室主任批准，可以翻印。翻印时，应注明翻印的机关、时间、份数和印发范围。密码电报不得翻印、复制，不得密电明复、明电密电混用。
第三十五条传递秘密公文，必须采取相应的保密措施，确保安全。利用计算机、传真机等传输秘密公文，必须采用加密装置。绝密文件不得利用计算机、传真机传输。
第三十六条不规范来文的处理：
属下列情况之一的不规范来文，由办文人员提出退文意见，由办公室主任批准退文。退文应填写公文处理单，说明原因之后退回来文单位。
（一）请示公文多头主送；
（二）越级向学校请示一般事项；
（三）属部门职权范围内答复的事项；
（四）公文有不符合国家法律、法规及党和政府的方针、政策的内容；
（五）反映的问题模糊，提出的要求含糊不清；
（六）内容涉及其他部门，要求解决的问题未经协商而单方行文，或虽经协商但各方不同意见未报；
（七）公文字迹模糊不清，难以辨认；
（八）不符合报文的程序，手续不全。
第六章公文立卷、归档和销毁
第三十七条公文办完后，应根据《中华人民共和国档案法》和有关规定，及时将公文正本和定稿、有关材料整理归卷。电报随同文件一起立卷。
第三十八条公文归档，应根据其特征、相互联系和保存价值分类、整理、立卷，要保证档案齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，便于管理和利用。
第三十九条联合办理的公文，原件由主办部门立卷，其他部门保存复制件。
第四十条公文复制作为正式使用时，应加盖复制机关证明单，视同正式文件妥善保管。
第四十一条公文立卷归档的范围，包括本机关制发和处理的能反映本机关工作的历史面貌，具有保存、参考价值的各类公文、会议材料、领导讲话以及有关资料、照片、录音（像）带等。
第四十二条案卷应确定保管期限，按照有关规定，定期向档案部门移交。个人不得保存应归档的公文。
第四十三条没有归档和存查价值的公文，经过鉴别和机关主管领导人批准，可以定期销毁。销毁秘密公文，要进行登记，由2人监销，保证不丢失、不漏销。
第七章附则
第四十四条本细则适用于全校各级单位和部门。
第四十五条本细则自2002年1月1日起实行。解释权归党委办公室校长办公室。
