第一条 为便于全省高等学校(以下简称“高校”）正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，使所保存的档案既能反映高校的主要职能活动情况，维护其历史面貌，又便于保管和利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《机关文件材料归档范围和保管期限规定》，制定本规定。
第二条 本规定中的高校文件材料是指高校在其工作活动中形成的具有保存价值和不同载体的文件材料。
第三条 高校形成的人事、科学技术、产品、基建及其他专门档案的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行。
第四条 高校应实行纸质档案和电子档案双轨归档管理制度。
高校应归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。
高校对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档,电子归档办法按相关规定执行。
第五条 高校文件材料归档范围是：
（一）反映高校主要职能活动和基本历史面貌的，对高校工作、社会和历史研究具有利用价值的文件材料；
（二）高校工作活动中直接形成的高校工作活动中直接形成为高校各项工作服务、维护高校、社会和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；
（三）高校需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；
（四）其他对高校工作具有查考价值的文件材料。
第六条 高校文件材料不归档范围是：
（一）上级机关的文件材料中，普发性不需高校办理的文件材料；上级机关征求意见，未定稿的文件材料；任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料；供工作参考的抄件等；
（二）高校校内文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿；未经会议讨论、未经校领导审阅、签发的未生效的文件材料；无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，高校内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等；高校负责人兼任外单位职务形成的与校无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；
（三）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；
(四)非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料，以及为参考为目的从各方面收集来的文件材料；）
第七条 凡属高校归档范围的文件材料，必须按有关规定向本校负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。
第八条 高校文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。
第九条 永久保管的文书档案主要包括：
（一）高校制定的法规政策性文件材料；
（二）高校召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；
（三）高校职能活动中形成的重要业务文件材料；
（四）高校关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、各类年度统计报表等；
（五）高校机构演变、人事任免等文件材料；
（六）高校房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；
（七）上级机关制发的属于本校主管业务的重要文件材料
第十条 定期保管的文书档案主要包括：
（一）高校职能活动中形成的一般性业务文件材料；
（二）高校召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；
（三）高校人事管理工作形成的一般性文件材料；
（四）高校一般性事务管理文件材料；
（五）高校关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、各类年度以下的统计报表等；
（六）上级机关制发的属于本校主管业务的一般性文件材料；
（七）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；
（八）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本校的复函、批复等文件材料；
（九）下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。
第十一条 党委和学校召开的代表会议、全委会、扩大会、办公会所形成的文件材料原件由党办、校办归档。各职能部门以党委和学校名义召开的全校性专门会议所形成的文件材料，由主办单位归档。
第十二条 本规定适用于全省各高等学校。
第十三条 本规定自颁布之日起施行。
附件： 江西省高校文书档案保管期限表
1 本校党的代表大会、教职工代表大会、工会会员代表大会、团代会、学代会、妇女工作代表大会的文件材料
1.1 请示、批复、通知、名单、议程、报告、校领导人讲话稿、发言稿、讨论通过的文件、决议、纪要、总结、会议记录等文件材料 永久
1.2 大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单、大会选举办法、选举结果、照片、录音、录像等文件材料 永久
1.3 提案及办理情况、会议简报、反映记录、小组会议记录、重要的贺信、贺电，筹备工作、选举过程中形成的文件等材料 30年
1.4 讨论未通过的文件、工作人员名单、工作证、代表(列席)证及选票式样 10年
2 本校党委、行政、教学等各职能部门以校党委和学校名义召开的工作会议、专题会议的文件材料
2.1 请示、批复、通知、名单、议程、报告、领导人讲话稿、决议、决定、纪要、总结 永久
2.2 典型材料、代表发言材料、交流材料（含论文） 30年
2.3 讨论未通过的文件、简报 10年
3.本校党委会议、党委扩大会议、书记校长碰头会、总支书记会会议记录、纪要 永久
4.本校校长办公会、行政办公会会议记录、纪要 永久
5 本校与其它单位联合承办的各种会议的文件材料
5.1 本校为主办的
5.1.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、总结、决议、决定、纪要 永久
5．1．2典型材料、代表发言稿、交流材料、简报 30年
5.2 本校为协办的
5.2.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要的复制件或副本 30年
5.2.2典型材料、代表发言材料、交流材料、简报的复制件或副本 10年
6 本校校庆工作中形成的文件材料
6．1 庆典大会上的讲话、发言稿，校友材料 30年
6．2上级领导人的贺辞、贺信、题词（重要领导人为“永久”保存） 30年
6.3校庆工作机构、庆典议程、活动指南、兄弟单位的贺信等文件材料10年
7 上级机关、上级领导检查、视察本校工作时形成的文件材料
7.1重要的 永久
7.2一般的 30年
7.3本校工作汇报材料 30年
8 本校业务文件材料
8.1本校制定的方针政策性、法规性文件，中长期规划、纲要等文件材料 永久
8.2 本校的请示与上级机关的批复、批示
8.2.1 重要业务问题的 永久
8.2.2 一般业务问题的 30年
8.3 同级机关、下级机关的来函、请示与本校的复函、批复等文件材料
8.3.1 重要业务问题的 永久
8.3.2 一般业务问题的 30年
8.4本校编辑出版、编写的文件材料
8.4.1大事记、组织沿革、年鉴、校报等 永久
8.4.2 简报、情况反映、工作信息等 10年
8.5 本校党政管理活动中形成的文件材料
8.5.1 全校性的管理工作制度、程序、规章制度、规定等文件材料) 永久
8.5.2 学校校内专项工作进行检查的通报、总结、检查汇报材料等 30年
8.6 计划、总结、统计、调研等方面的文件材料
8.6.1 全校性的工作年度和年度以上的计划、总结,各类年度统计数据 永久
8.6.2各职能部门年度工作计划、总结 永久
8.6.3 分党委、院、系、所（处级单位）工作计划、总结、重要报告、会议纪要、调查材料等 30年
8.6.4 年度以下的计划、总结、统计材料 10年
8.6.5 重要职能活动的总结、重要专题的调研材料 永久
8.6.6 一般活动的总结、一般问题的调研材料 10年
8.7 本校在外事活动过程中形成的文件材料
8.7.1 中外合作校际交流签订的协议、协定、备忘录，重要的会谈记录、纪要，本校完成的国际合作项目、成果等材料 永久
8.7.2 出国审批手续，考察、访问材料，讲学、研究人员材料、一般性会谈记录，合作项目中国外单位完成项目、成果等材料 30年
8.7.3 出国进修、留学取得学位及研究成果论文、外籍人士来校讲学的讲稿等材料 永久
8.7.4 邀请、聘请外籍教师（人士）、专家、学者来校讲学、学术报告的请示、批复、来往函件等材料 30年
8.7.5 外国党政官员、各界人士、学者来校参观访问材料 30年
8.7.6 参加国际比赛、竞赛的材料 30年
9 本校各职能机构在管理工作中形成的文件材料
9.1 机构设置、机构撤并、名称更改、组织简则、人员编制、印信启用和作废等文件材料 永久
9.2 各职能部门制订的工作制度、规定、办法等文件 30年
9.3 人事任免文件 永久
9.4 先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料
9.4.1 受县级（含县级）以上表彰、奖励的 永久
9.4.2 受县级以下表彰、奖励的 30年
9.5、对本校职工的处分材料
9.5.1 受到警告以上（不含警告）处分材料和复查、撤销处分的材料 永久
9.5.2 受到警告处分材料和复查、撤销处分的材料 30年
9.6 职工录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤等文件材料 永久
9.7 人事考核、职称评审、聘任工作文件材料 永久
9.8 职工调动工作的行政、工资、党团组织关系的介绍信和存根、商调材料 永久
9.9 职工名册 永久
9.10 职工福利、校内调动、使用临时工等材料 30年
9.11 教师进修管理工作、工作量规定及执行情况、业务考核，师资管理等材料 30年
9.12 党、团、工会工作活动中形成的文件材料
9.12.1 工作报告、计划、总结，换届选举结果 永久
9.12.2 重要专项活动的报告、总结等 永久
9.12.3 干部名册、党员名册 永久
9.12.4 吸收新党员、预备党员转正或取消资格，党员退党的文件材料 永久
9.12.5 各级党委、党总支改选审批材料和民主生活会有关材料 30年
9.12.6 情况反映、工作简报 10年
9.13 纪检、监察工作中形成的综合性报告、调查材料
9.13.1 校纪委会议记录 永久
9.13.2 纪检、监察工作报告、调查材料 30年
9.14 保卫部门的安全检查、调查记录 10年
9.15 本校处理人民来信来访的文件材料
9.15.1有领导重要批示和处理结果的 永久
9.15.2其他有处理结果的 30年
9.16图书、档案、文博在管理工作中形成的文件材料
9.16.1 图书、档案、文博概况、发展规划、藏品目录 永久
9.16.2 档案馆（室）指南、全宗介绍 永久
9.16.3 档案(文件材料)移交、销毁材料 永久
10 本校事务管理文件材料
10.1 房产、土地所有权和使用权的文件材料 永久
10.2 本校各职能部门与有关单位签订的合同、协定、协议、议定书等文件材料
10.2.1 重要的 永久
10.2.2 一般的 10年
10.3 接待工作的计划、方案
10.3.1 重要的 30年
10.3.2 一般的 10年
10.4 本校固定资产投资、物资采购中形成的文件材料
10.4 .1 固定资产投资项目的审批（核准）、管理、验收（评估）等文件材料 永久
10.4.2 不动产、自然资源的所有权、使用权确认的文件材料 永久
10.4.3 20年以上（含20年）有效或未注明有效期的许可证；执照、资质证、资格证等的申报、批示文件材料 永久
10.4.4 20年以下有效的许可证、执照、资质证、资格证等的申报、批示文件材料30年
10.4.5 办公设备及用品、机动车等采购计划、审批手续、招标投标、购置等文件材料
30年
10.4.6 机动车保险、事故、转让等文件材料 30年
10.5 国有资产管理（登记、统计、核查清算、交接等）文件材料
10.5.1 重要的 永久
10.5.2 一般的 10年
10.6 职工承租、购置本单位住房的合同、协议和有关手续 永久
10.7 职工住房分配、出售的规定、方案、细则，职工住房情况统计、调查表、职工住房申请 30年
10.8 公费医疗管理、爱国卫生运动、计划生育工作等材料 10年
11 上级机关制发的文件材料
11.1 上级机关制发的属于本校主管业务的文件材料
11.1.1 上级机关针对本校各项业务管理工作的文件材料 永久
11.1.2 一般的 10年
11.2 上级机关制发的非本校主管业务但要贯彻执行的文件材料 10年
11.3 上级机关制发的关于本校机构设置、领导人任免、人员编制等文件材料永久
