各学院：
为进一步加强学校档案规范化管理，依据《江西农业大学档案管理办法》及相关规定，切实做好2025届毕业生合影照片归档工作，现将有关事项通知如下：
一、归档范围
1.本科生：以学院、专业或班级为单位拍摄的合影照片。
2.研究生：以学院或专业为单位拍摄的合影照片。
3.函授生：以专业或班级为单位拍摄的合影照片。
4.其他具有保存价值的相关合影照片。
二、归档要求
1.档案形式：需提交冲印版和电子版照片各一张，确保档案资料完整、齐全。
2.纸质照片标注：纸质照片正面上方应清晰标注学院名称、届次、专业、班级、拍摄时间；照片下方或者背面按站位顺序详细标注每位领导、教师的姓名，并注明当时职务、职称；同时标注所有学生姓名。对于未参加拍照的学生，也应单独列出姓名。标注文字说明需与照片一同进行塑封处理。
3.尺寸规格
班级合影纸质照片(含塑封边框）尺寸应控制在27cm×17cm(长×宽）范围内。
学院全体毕业生合影纸质照片(含塑封边框）宽度应控制在20cm范围内。
4.电子档案管理：电子照片统一采取jpg格式，通过档案管理系统上传至声像档案管理系统，具体操作流程见《声像档案管理系统操作指南》（附件1），《照片导入模版》（附件2）可供参考，案卷号和档号情况见《各学院2025届毕业生合影照片案卷号及档号分配表》（附件3）。
5.移交目录填写：移交前，各学院需认真填写《江西农业大学 学院毕业生合影照片移交目录》（附件4），一式两份。经双方经办人签字并加盖公章后，双方各留存一份。移交目录电子版请发送到办公邮箱（5564）。
三、工作要求
各学院要高度重视2025届毕业生合影照片归档工作，指定专人负责收集整理。请于2025年6月20日前，将电子版照片上传至声像档案管理系统，纸质版照片移交至档案馆302室。如有未尽事宜，请与档案馆马老师联系，联系电话：83813304。
江西农业大学档案馆
2025年4月29日
