学校各单位：
为进一步加强学校档案工作规范化管理，推动各类档案材料应归尽归，根据《高等学校档案管理办法》和《江西农业大学档案管理办法》等有关规定，现就做好2023年度综合档案归档工作有关要求通知如下：
一、归档范围及责任单位
归档材料主要指2023年度学校各单位在其职能活动中形成的对学校和社会有保存利用价值的各种文字、图表、声像等不同载体的材料，包括纸质文件材料、电子文件材料、声像材料等，以及具有保存价值的实物。具体内容如下：
1.文书类
归档内容：反映党务、行政管理等活动的文件材料。
（1）党群
归档单位：党办、党务政务督查室、纪检、组织部（机关党委、党校）、宣传部（融媒体中心）、统战部、学工部（学工处）、团委、工会、离退休工作处等单位。
（2）行政
归档单位：校办、审计处、教务处、人事处、保卫处、校友工作服务中心、新农村发展研究院、发展规划研究中心、东区管理服务中心、图书馆、后勤服务集团、医院等单位。
2.教学类
归档内容：（1）2024届硕士、博士毕业研究生学籍材料；（2）2023届本科毕业生学籍材料；（3）2024届继续教育学院毕业生学籍材料。（4）2024年新生录取名册。（5）教学方面相关材料
归档单位：教务处、研究生院、招生就业处、教学质量监督与评估中心、发展规划研究中心、各学院、继续教育学院等单位。
3.科研类
归档内容：（1）上级关于科研管理工作的文件；（2）项目立项材料；（3）项目研究试验过程材料；（4）科研成果结题鉴定材料；（5）科研成果获奖材料；（6）科研成果推广应用材料。
归档单位：科技处
4.产品类
归档内容：（1）上级、学校关于校办产业管理的文件材料；（2）与有关单位签订的合同协议等。
归档单位：产业管理服务中心
5.基建类
归档内容：（1）上级关于基建管理工作的文件；（2）工程项目准备阶段文件材料；（3）工程项目施工阶段文件材料；（4）工程项目施工、设备采购监理文件；（5）工程项目竣工验收材料。
归档单位：校园建设处、招标采购中心。
6.设备类
归档内容：（1）上级关于资产管理工作的文件；（2）学校关于资产申购、管理、清查等材料。
归档单位：资产与实验室管理处、招标采购中心。
7.声像类
归档内容：（1）2024届本科生、硕士、博士、继续教育学院毕业生合影照。以班级为单位拍照的，每个班级一张（含电子版）；以学院为单位拍照的，每个学院一张（含电子版）。（2）学校重大事件、重要活动、重要会议等产生的各类纸质、电子照片和音频、音视频材料。
归档单位:学校各单位
8.出版类
归档内容：《江西农业大学学报》、《农林经济管理学报》《生物灾害科学》合订本。
归档单位：期刊社
9.外事类
归档内容：（1）上级关于外事工作的文件材料等；（2）出国（境）材料；（3）来校材料；（4）国际合作与会议材料；（5）外国留学生工作材料。
归档单位：国际交流处
10.财会类
归档内容：2023年度学校财务档案及上级关于财务工作的文件。
归档单位：财务处
11.实物类
归档内容：学校在各项活动中形成的,或者在学校对外交流中形成的有保存价值的实物，如：荣誉证书、奖状、奖章、奖杯、礼品、锦旗、印信、名人字画；以及学校发展中有纪念意义的物品和有收藏价值的教学科研设备设施等。
归档单位：学校各单位
12.其他材料
学校各单位2023年度以前因特殊原因应归未归的各类档案材料。各学院和有关单位归档材料范围参照《江西农业大学档案归档范围及保管期限表（修订）》（详见附件1），按相关要求及时整理归档。
二、归档要求
1.归档材料要求为原件，一般不使用复印件。文件类的归档材料以“件”为单位整理归档（要求详见附件2）。
2.科研、基建、设备等归档材料,以“卷”为单位整理立卷，应保持归档文件材料的成套性、完整性。
3.报表、名册、图册等已装订且符合装订要求的材料，以“册（本）”为单位移交。
4.声像档案应保证画面清楚、音质清晰，并附文字说明，说明内容包括拍摄时间、事件、人物等要素。
5.实物类归档需附文字说明，说明内容包括事由（事件）、时间、地点等要素。
三、归档手续
归档单位应填写《归档文件移交目录》（在档案馆网站“服务指南”栏下载），归档文件移交目录有不同类别，应使用正确的移交目录表，一式两份，签字盖章后归档单位和档案馆各存一份，同时将移交目录电子版发给档案馆马老师（办公邮箱：5564）。
四、归档时间
1.文书类材料于6月30日前完成归档。
2.教学类材料于12月10日前完成归档。
3.科研、基建等专题性、成套性的归档材料，在项目完成并通过鉴定验收后3个月内完成归档。
4.声像类归档材料在活动结束后1个月内完成归档。
5.重大活动产生的各类文件材料应在该活动结束后1个月内完成归档。
6.实物类随办随归。
五、其他要求
档案是学校办学过程产生的原始记录，具有存史、资政、育人等重要价值，各单位应高度重视，认真部署，安排专人（兼职档案员）做好各类重要文件材料的收集、整理、归档移交工作。
在归档过程中，其他未尽事宜，请与档案馆综合档案室马老师联系，联系电话：83813304。
附件：1.《江西农业大学档案归档范围及保管期限表（修订）》
2.归档文件材料整理要求
江西农业大学档案馆
2024年5月23日
